Begin met het onderscheid dat de meeste verwarring over SES.Hospedajes veroorzaakt. Er zijn twee aparte 24-uurs rapportagedeadlines, niet één.
De eerste klok begint wanneer u een boeking maakt of annuleert. De tweede begint wanneer de gast aankomt. Elke klok is van toepassing op verschillende informatie, en geen van beide vervangt de ander.
Dit is wat artikel 6.3 van Koninklijk Besluit 933/2021 zegt. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken herhaalt dezelfde regel in zijn officiële SES.Hospedajes FAQ.
Klok één begint wanneer de boeking wordt gemaakt
Rapporteer de boeking of accommodatieovereenkomst binnen 24 uur nadat deze is gemaakt. Rapporteer het onmiddellijk als u kunt — de wet beschrijft 24 uur als de buitengrens, niet als het doel.
Dit eerste rapport betreft de boeking en transactie. Het bevat informatie zoals:
- Referentie — de boeking- of contractreferentie
- Datums — de relevante datums voor het verblijf
- Eigendom — de accommodatie die aan de boeking is gekoppeld
- Betaling — de betalingsmethode en gerelateerde transactie-informatie
Dit is niet hetzelfde rapport als de indiening van gastidentificatie. Het boekingrappport vraagt u niet om de paspoortgegevens van elke reiziger in te dienen alleen omdat de boeking is gemaakt. De reizigergegevens horen bij de tweede fase, gekoppeld aan het begin van het verblijf. De informatiecategorieën staan in Bijlage I van Koninklijk Besluit 933/2021.
Annulering start de klok opnieuw
Rapporteer een annulering binnen 24 uur na de annulering.
De formulering van artikel 6.3 omvat de reservering of overeenkomst en, waar van toepassing, de annulering ervan. Een boeking die eerder is gerapporteerd verdwijnt niet uit uw nalevingsgegevens alleen omdat de gast deze later annuleert.
Registreer de annulering als een afzonderlijke gebeurtenis. Pas dezelfde regel toe op relevante wijzigingen waarbij het systeem een bijgewerkte communicatie vereist.
Klok twee begint wanneer de gast aankomt
Rapporteer de gasten binnen 24 uur na het begin van de contractuele diensten. Voor een accommodatieboeking betekent dit normaal gesproken de werkelijke aankomst of incheck van de gast.
Dit is het rapport dat reizigerinformatie bevat zoals:
- Identiteitsdocument — het documenttype en -nummer
- Geboortedatum — voor elke reiziger
- Nationaliteit — zoals vastgesteld uit het identiteitsdocument
- Woongegevens — waar vereist door de toepasselijke gegevensvelden
- Aankomst en vertrek — de datums en tijden die aan het verblijf zijn gekoppeld
Dien dit rapport in uiterlijk 24 uur nadat het verblijf begint. Als de gast om 18:00 uur op vrijdag incheck, loopt de maximale deadline tot 18:00 uur op zaterdag.
Behandel het gastrapport niet als een alternatief voor het boekingrappport. U moet beide communicaties voltooien wanneer beide gebeurtenissen plaatsvinden.
Lees het woord "respectievelijk" zorgvuldig
De wet zegt dat communicaties moeten plaatsvinden binnen 24 uur vanaf de twee genoemde momenten — de boeking of annulering, en het begin van de contractuele diensten — respectievelijk.
Dat woord is belangrijk. Het koppelt elke verplichting aan zijn eigen gebeurtenis.
Kies niet of u bij boeking of aankomst wilt rapporteren. Rapporteer de boeking wanneer deze wordt gemaakt, rapporteer vervolgens de gasten wanneer het verblijf begint. Als de boeking wordt geannuleerd, rapporteer die annulering vanaf het moment dat deze plaatsvindt.
De gepubliceerde richtlijnen van het Ministerie volgen dezelfde tweeledige structuur.
Registreer de eigendom voordat een van beide klokken begint
Voltooi de registratie van eigendom en bedrijf voordat u begint met verhuren.
Artikel 6.1 en 6.2 vereisen dat de verplichte aanbieder de activiteits- en accommodatiegegevens communiceert voordat de activiteit begint. De communicatie moet plaatsvinden binnen tien dagen na voltooiing van de administratieve formaliteiten die voor de activiteit vereist zijn — en in elk geval voordat u begint met bedrijfsvoering.
Behandel dit als een eenmalige instellingsstap, onderhevig aan het bijwerken van de informatie als relevante details veranderen. Het is niet een derde 24-uurs rapport dat begint met uw eerste boeking.
U hebt normaal gesproken een geaccepteerde Spaanse elektronische identificatiemethode nodig om toegang te krijgen tot de digitale procedure. Voor veel niet-ingezetenen is het verkrijgen van de vereiste digitale identiteit het moeilijkste praktische onderdeel van het proces. Zie de uitleg van Spaanse digitale certificaten voordat u begint.
Controleer of de verplichting op u van toepassing is
Pas de regel toe als u betaalde accommodatie in Spanje aanbiedt, ongeacht of u dit professioneel of af en toe doet.
Het besluit betreft accommodatie die tegen betaling, vergoeding of ander tegenprestatie wordt verstrekt. Het is van toepassing ongeacht de grootte van de eigendom, het aantal slaapkamers of hoe vaak u deze verhuurt. Een persoon die een eigendom één week per jaar via Airbnb of Booking.com verhuurt, ontvangt geen automatische uitzondering voor incidentele verhuurders onder deze regel. Zie artikelen 1, 2 en 3 van het besluit.
Controleer het regionale kanaal als de eigendom in Catalonia of het Baskenland ligt.
- Grootste deel van Spanje — gebruik SES.Hospedajes voor de toepasselijke communicaties.
- Catalonia — gebruik het registratiesysteem voor reizigers van Mossos d'Esquadra.
- Baskenland — volg de toepasselijke Ertzaintza-procedure in plaats van aan te nemen dat het nationale proces het juiste kanaal is.
Het rapportageprincipe blijft tijdgevoelig, maar het operationele systeem kan per regio verschillen. Bevestig de huidige regionale procedure voordat u gasten accepteert.
Houd deze drie registraties gescheiden die mensen verwarren
Houd deze verplichtingen gescheiden. Ze hebben verschillende doeleinden en kunnen verschillende autoriteiten betreffen.
- SES.Hospedajes — een systeem van het Ministerie van Binnenlandse Zaken voor het rapporteren van accommodatieactiviteiten, boekingen en reizigers voor openbare veiligheidsdoeleinden.
- Toeristenvergunning of regionale registratie — een vereiste gesteld door de autonome gemeenschap of andere bevoegde regionale autoriteit. Het betreft of en hoe de eigendom als toeristenaccommodatie mag werken.
- Het nationale huurregister — het centrale registratieregime van de regering dat voor kortetermijnverhuur was gecreëerd, werd in mei 2026 door het Hooggerechtshof vernietigd. Die uitspraak heeft SES.Hospedajes niet vernietigd, en het heeft regionale toeristenvergunningen of registraties niet opgeheven. Reuters rapporteerde over de uitspraak.
Ga niet ervan uit dat de annulering van één nationaal huurregime de aparte verplichting tot openbare veiligheid om gasten te rapporteren heeft opgeheven.
Begrijp de boetes zonder de angstverhalen
Pas de juiste categorie toe op de juiste tekortkoming.
- Late indiening — een communicatie buiten de wettelijke deadline is een lichte overtreding, met een boete van €100 tot €600.
- Geen indiening — het weglaten van een verplichte communicatie is een ernstige overtreding, met een boete van €601 tot €30.000.
- Ontbrekende gegevens — de afwezigheid van vereiste gegevens wordt ook aangemerkt als een ernstige overtreding onder artikel 8 van het besluit.
De relevante bedragen komen uit de Organieke Wet op de Veiligheid van Burgers. Beweringen van €100.000 of meer voor een late of ontbrekende SES.Hospedajes-communicatie zijn onjuist als beschrijving van dit specifieke regime. Andere toerisme-, belasting- of licentieproblemen kunnen aparte gevolgen hebben, maar ze mogen niet met deze bedragen worden verward.
De vervaltermijnen voor overtredingen zijn ook korter dan veel online artikelen suggereren.
- Lichte overtreding — zes maanden
- Ernstige overtreding — één jaar
Houd deze perioden gescheiden van de gegevensbewaaringsregel. De vervaltermijn betreft de handhaving van de overtreding. Het vermindert niet de verplichting tot gegevensbewaring.
Bewaar de gegevens drie jaar waar vereist
Bewaar de vereiste gegevens drie jaar na het einde van de contractuele dienst.
Artikel 5.3 van Koninklijk Besluit 933/2021 stelt deze periode vast. Het besluit bevat ook een uitzondering voor aanbieders die accommodatieactiviteiten op niet-professionele basis uitvoeren. Deze aanbieders blijven onderworpen aan de rapportingsverplichting, maar de specifieke registratie- en bewaarverplichting in artikel 5 is niet op hen van toepassing.
Als u commercieel werkt of professioneel accommodatie beheert, bouw de driejarige bewaartermijn in uw normale gegevensbewaaringsproces in.
Volg het proces in deze volgorde
Gebruik deze volgorde voor een nieuwe accommodatie.
- Verkrijg geaccepteerde Spaanse digitale identificatie — voltooi de elektronische identificatiestap voordat u een urgente boeking moet indienen.
- Registreer het bedrijf en de eigendom — communiceer de activiteits- en accommodatiegegevens voordat u begint met verhuren.
- Rapporteer elke boeking — dien de boeking- of contractinformatie onmiddellijk in en uiterlijk 24 uur nadat deze is gemaakt.
- Rapporteer elke annulering — dien de annulering onmiddellijk in en uiterlijk 24 uur nadat deze plaatsvindt.
- Verzamel en rapporteer de gasten — dien de reizigerinformatie in binnen 24 uur nadat het verblijf begint.
- Bewaar de gegevens — bewaar de vereiste gegevens drie jaar tenzij de niet-professionele uitzondering van toepassing is.
Wacht niet tot incheck om elk onderdeel van het proces af te handelen. Tegen die tijd kan de eerste klok al zijn verlopen.
Laat een OTA-workflow uw juridische proces niet bepalen
Grote online reisbureaus proberen vaak naleving in hun eigen systemen te houden. Dit kan onafhankelijke nalevingsproviders beperken, het gebruik van vaste registratielinks voorkomen en een eenvoudige juridische verplichting moeilijker maken.
De wet stelt de informatie en deadlines vast. Het zegt niet dat u een bepaald voorkeurstool voor naleving van een OTA moet gebruiken. Een vaste link kan elke boeking een stabiele route naar gastregistratie geven, terwijl gratis tools zoals Guest-Flow eigenaren kunnen helpen het proces te organiseren zonder volledig afhankelijk te zijn van de veranderende workflow van een OTA. Zie de praktische gastregistratierichtlijnen voor het verschil tussen het verzamelen van gastgegevens en het indienen ervan bij de autoriteiten.
Als een OTA- of overheidsysteem niet beschikbaar is, ga ervan uit dat de klok doorloopt. Artikel 6 creëert geen uitzondering die de deadline pauzeert tijdens een technische storing. Bewaar bewijzen van de storing, registreer wat u hebt geprobeerd en dien de communicatie in zodra het systeem weer beschikbaar is — maar ga niet ervan uit dat de gemiste tijd automatisch wordt verondersteld.
Gebruik een referentie die de vraag beantwoordt die u werkelijk hebt
SES.Hospedajes is moeilijk te begrijpen omdat korte uitleg vaak aparte verplichtingen samenvoegt. Het resultaat is tegenstrijdig advies over boekingen, incheck, annuleringen, vergunningen, boetes en de systemen die in verschillende regio's worden gebruikt.
Daarom bestaat seshospedajes.com.
De site start met 142 vragen en meer. Elk antwoord wordt gecontroleerd aan de hand van de wetgeving en gekoppeld aan de relevante juridische of officiële bron. Het is ontworpen als referentie, niet als verkooppagina.
Als uw vraag daar niet staat, stuur deze naar de site. Het team onderzoekt elke vraag aan de hand van de wetgeving, stuurt u het antwoord per e-mail en publiceert het voor de volgende persoon die dezelfde verduidelijking nodig heeft. U kunt ook lid worden van de gratis Facebook-groep van de site om praktische vragen met andere eigenaren en managers te vergelijken.
Onthoud de centrale regel — twee gebeurtenissen creëren twee klokken. Rapporteer de boeking of annulering binnen 24 uur. Rapporteer de gasten binnen 24 uur na aankomst. Registreer de eigendom voordat u begint met verhuren, en verwar SES.Hospedajes niet met een regionale toeristenvergunning of een geannuleerd nationaal huurregister.
Zodra deze onderscheidingen duidelijk zijn, is het proces veel gemakkelijker in te richten.