Commencez par la distinction qui crée le plus de confusion concernant SES.Hospedajes. Il existe deux délais de signalement distincts de 24 heures, et non un seul.
La première horloge démarre lorsque vous effectuez ou annulez une réservation. La deuxième démarre à l'arrivée du client. Chaque horloge s'applique à des informations différentes, et aucune ne remplace l'autre.
C'est ce que stipule l'article 6.3 du Décret royal 933/2021. Le ministère de l'Intérieur répète la même règle dans sa FAQ officielle de SES.Hospedajes.
La première horloge démarre à la création de la réservation
Signalez la réservation ou le contrat d'hébergement dans les 24 heures suivant sa création. Signalez-le immédiatement si possible — la loi décrit les 24 heures comme la limite maximale, non comme l'objectif.
Ce premier signalement concerne la réservation et la transaction. Il comprend des informations telles que :
- Référence — la référence de réservation ou de contrat
- Dates — les dates pertinentes du séjour
- Propriété — l'hébergement lié à la réservation
- Paiement — le mode de paiement et les informations de transaction associées
Ce n'est pas le même signalement que la soumission d'identification des clients. Le signalement de réservation ne vous demande pas de soumettre les détails du passeport de chaque voyageur simplement parce que la réservation a été effectuée. Les données des voyageurs appartiennent à la deuxième étape, liée au début du séjour. Les catégories d'informations figurent dans l'Annexe I du Décret royal 933/2021.
L'annulation relance l'horloge
Signalez une annulation dans les 24 heures suivant l'annulation.
Le libellé de l'article 6.3 inclut la réservation ou le contrat et, le cas échéant, son annulation. Une réservation précédemment signalée ne disparaît pas de vos dossiers de conformité simplement parce que le client l'annule ultérieurement.
Enregistrez l'annulation comme un événement distinct. Appliquez la même règle aux modifications pertinentes lorsque le système exige une communication mise à jour.
La deuxième horloge démarre à l'arrivée du client
Signalez les clients dans les 24 heures suivant le début des services contractés. Pour une réservation d'hébergement, cela signifie normalement l'arrivée réelle du client ou l'enregistrement.
C'est le signalement qui contient les informations relatives aux voyageurs telles que :
- Document d'identité — le type et le numéro du document
- Date de naissance — pour chaque voyageur
- Nationalité — telle qu'enregistrée sur le document d'identité
- Détails de résidence — si requis par les champs de données applicables
- Arrivée et départ — les dates et heures liées au séjour
Soumettez ce signalement au plus tard 24 heures après le début du séjour. Si le client s'enregistre à 18h00 le vendredi, le délai maximum s'étend jusqu'à 18h00 le samedi.
Ne traitez pas le signalement des clients comme une alternative au signalement de réservation. Vous devez effectuer les deux communications lorsque les deux événements se produisent.
Lisez attentivement le mot « respectivement »
La loi stipule que les communications doivent être effectuées dans les 24 heures à partir des deux moments énumérés — la réservation ou l'annulation, et le début des services contractés — respectivement.
Ce mot est important. Il lie chaque obligation à son propre événement.
Ne choisissez pas entre signaler à la réservation ou à l'arrivée. Signalez la réservation lorsqu'elle est effectuée, puis signalez les clients lorsque le séjour commence. Si la réservation est annulée, signalez cette annulation dès qu'elle se produit.
Les orientations publiées du ministère suivent la même structure en deux étapes.
Enregistrez la propriété avant que l'une ou l'autre horloge ne commence
Complétez l'enregistrement de la propriété et de l'activité avant de commencer à louer.
Les articles 6.1 et 6.2 exigent que le prestataire obligé communique les détails de l'activité et de l'hébergement avant le début de l'activité. La communication doit avoir lieu dans les dix jours suivant l'accomplissement des formalités administratives requises pour l'activité — et, en tout cas, avant de commencer à opérer.
Traitez ceci comme une étape de configuration unique, soumise à la mise à jour des informations si des détails pertinents changent. Ce n'est pas un troisième signalement de 24 heures qui commence avec votre première réservation.
Vous aurez normalement besoin d'une méthode d'identification électronique espagnole acceptée pour accéder à la procédure numérique. Pour de nombreux propriétaires non-résidents, l'obtention de l'identité numérique requise est la partie pratique la plus difficile du processus. Consultez l'explication des certificats numériques espagnols avant de commencer.
Vérifiez si l'obligation s'applique à vous
Appliquez la règle si vous fournissez un hébergement payant en Espagne, que vous le fassiez à titre professionnel ou occasionnel.
Le décret couvre l'hébergement fourni contre rémunération, paiement ou autre compensation. Il s'applique indépendamment de la taille de la propriété, du nombre de chambres ou de la fréquence de location. Une personne qui loue une propriété une semaine par an via Airbnb ou Booking.com ne bénéficie pas d'une exemption automatique pour hôte occasionnel en vertu de cette règle. Voir les articles 1, 2 et 3 du décret.
Vérifiez le canal régional si la propriété est en Catalogne ou au Pays basque.
- La plupart de l'Espagne — utilisez SES.Hospedajes pour les communications applicables.
- Catalogne — utilisez le système d'enregistrement des voyageurs des Mossos d'Esquadra.
- Pays basque — suivez la procédure applicable de l'Ertzaintza plutôt que de supposer que le processus national est le canal correct.
Le principe de signalement reste sensible au facteur temps, mais le système d'exploitation peut différer selon le territoire. Confirmez la procédure régionale actuelle avant d'accueillir des clients.
Séparez les trois enregistrements que les gens confondent
Gardez ces obligations séparées. Elles ont des objectifs différents et peuvent impliquer des autorités différentes.
- SES.Hospedajes — un système du ministère de l'Intérieur pour signaler l'activité d'hébergement, les réservations et les voyageurs à des fins de sécurité publique.
- Licence touristique ou enregistrement régional — une exigence fixée par la communauté autonome ou une autre autorité régionale compétente. Elle concerne la question de savoir si et comment la propriété peut fonctionner comme hébergement touristique.
- Le registre national des locations — le régime d'enregistrement du gouvernement central créé pour les locations de courte durée a été annulé par la Cour suprême en mai 2026. Cette décision n'a pas annulé SES.Hospedajes, et elle n'a pas supprimé les licences touristiques régionales ou les enregistrements. Reuters a rapporté le jugement.
Ne supposez pas que l'annulation d'un régime national de location a supprimé l'obligation distincte de sécurité publique de signaler les clients.
Comprenez les amendes sans les histoires d'effroi
Appliquez la catégorie correcte à l'infraction correcte.
- Dépôt tardif — une communication effectuée en dehors du délai légal est une infraction mineure, avec une amende de 100 € à 600 €.
- Pas de dépôt — l'omission d'une communication obligatoire est une infraction grave, avec une amende de 601 € à 30 000 €.
- Dossiers manquants — l'absence de dossiers requis est également identifiée comme une infraction grave en vertu de l'article 8 du décret.
Les montants pertinents proviennent de la Loi organique sur la sécurité des citoyens. Les réclamations de 100 000 € ou plus pour une communication SES.Hospedajes tardive ou manquante sont incorrectes comme description de ce régime spécifique. D'autres problèmes touristiques, fiscaux ou de licences peuvent avoir des conséquences distinctes, mais ils ne doivent pas être confondus avec ces chiffres.
Les délais de prescription des infractions sont également plus courts que de nombreux articles en ligne ne le suggèrent.
- Infraction mineure — six mois
- Infraction grave — un an
Gardez ces périodes séparées de la règle de conservation des données. Le délai de prescription concerne l'application de l'infraction. Il ne réduit pas l'obligation de tenue de dossiers.
Conservez les dossiers pendant trois ans si requis
Conservez les dossiers requis pendant trois ans à partir de la fin du service contracté.
L'article 5.3 du Décret royal 933/2021 fixe cette période. Le décret contient également une exception pour les prestataires exerçant une activité d'hébergement à titre non professionnel. Ces prestataires restent soumis aux obligations de communication, mais les obligations spécifiques d'enregistrement et de conservation de l'article 5 ne s'appliquent pas à eux.
Si vous opérez commercialement ou gérez l'hébergement à titre professionnel, intégrez la période de conservation de trois ans dans votre processus normal de tenue de dossiers.
Suivez le processus dans cet ordre
Utilisez cette séquence pour un nouvel hébergement.
- Obtenir une identification numérique espagnole acceptée — complétez l'étape d'identification électronique avant de devoir soumettre une réservation urgente.
- Enregistrer l'activité et la propriété — communiquez les détails de l'activité et de l'hébergement avant de commencer à louer.
- Signaler chaque réservation — soumettez les informations de réservation ou de contrat immédiatement et au plus tard 24 heures après sa création.
- Signaler chaque annulation — soumettez l'annulation immédiatement et au plus tard 24 heures après sa survenance.
- Collecter et signaler les clients — soumettez les informations relatives aux voyageurs dans les 24 heures suivant le début du séjour.
- Conserver les dossiers — gardez les dossiers requis pendant trois ans sauf si l'exception non-professionnelle s'applique.
N'attendez pas l'enregistrement pour traiter chaque partie du processus. À ce moment-là, la première horloge peut déjà avoir expiré.
Ne laissez pas un flux de travail OTA décider de votre processus juridique
Les grandes agences de voyage en ligne essaient souvent de maintenir la conformité dans leurs propres systèmes. Cela peut restreindre les prestataires de conformité indépendants, empêcher l'utilisation de liens d'enregistrement fixes et rendre une obligation juridique simple plus difficile à gérer.
La loi fixe les informations et les délais. Elle ne dit pas que vous devez utiliser l'outil de conformité préféré d'une OTA particulière. Un lien fixe peut donner à chaque réservation un itinéraire stable vers l'enregistrement des clients, tandis que des outils gratuits tels que Guest-Flow peuvent aider les propriétaires à organiser le processus sans dépendre entièrement du flux de travail changeant d'une OTA. Consultez les orientations pratiques d'enregistrement des clients pour la différence entre la collecte des détails des clients et leur soumission aux autorités.
Si une OTA ou un système gouvernemental est indisponible, supposez que l'horloge continue. L'article 6 ne crée pas d'exception qui interrompt le délai lors d'une panne technique. Conservez des preuves de la panne, enregistrez ce que vous avez tenté et soumettez la communication dès que le système devient disponible — mais ne supposez pas que le temps manqué est automatiquement excusé.
Utilisez une référence qui répond à la question que vous vous posez réellement
SES.Hospedajes est difficile à comprendre car les explications courtes fusionnent souvent des obligations distinctes en une seule. Le résultat est des conseils contradictoires concernant les réservations, l'enregistrement, les annulations, les licences, les amendes et les systèmes utilisés dans différentes régions.
C'est pourquoi seshospedajes.com existe.
Le site se lance avec 142 questions et plus. Chaque réponse est vérifiée par rapport à la législation et liée à la source juridique ou officielle pertinente. Il est conçu comme une référence, non comme une page de vente.
Si votre question n'y figure pas, envoyez-la au site. L'équipe recherche chaque question par rapport à la législation, vous envoie la réponse par e-mail et la publie pour la prochaine personne qui a besoin de la même clarification. Vous pouvez également rejoindre le groupe Facebook gratuit du site pour comparer les questions pratiques avec d'autres propriétaires et gestionnaires.
Rappelez-vous la règle centrale — deux événements créent deux horloges. Signalez la réservation ou l'annulation dans les 24 heures. Signalez les clients dans les 24 heures suivant l'arrivée. Enregistrez la propriété avant de commencer à louer, et ne confondez pas SES.Hospedajes avec une licence touristique régionale ou un registre national de locations annulé.
Une fois ces distinctions claires, le processus est beaucoup plus facile à organiser.