Guest-Flow
Guide de Démarrage Rapide
Accédez directement à ce dont vous avez besoin — ou lisez dans l'ordre. L'ensemble du processus prend environ 5 minutes.
Pour Commencer
D'abord, connectez-vous à Guest-Flow
Guest-Flow est votre centre de contrôle pour l'enregistrement des clients et la conformité — disponible sur le web et en tant qu'application mobile. La connexion prend quelques secondes, et il n'y a rien de nouveau à configurer.
Créez Votre Première Réservation
Ajoutez un client en moins d'une minute — propriété, dates, nom, email.
Détendez-vous — Nous Nous Chargeons du Reste
Rappels automatiques par WhatsApp, SMS et email dans la langue du client.
Votre Client S'Enregistre en Ligne
Les clients remplissent le formulaire d'enregistrement espagnol sur leur téléphone.
Suivez Tout depuis Votre Tableau de Bord
Consultez les réservations en direct, l'état d'enregistrement et les soumissions.
Configurez Vos Propriétés
Ajoutez les détails de la propriété, les codes d'accès et les règles une seule fois.
Considérations pour les Clients
Royal Decree 933/2021 + texte prêt à copier pour votre confirmation de réservation.
Gagnez Plus avec les Extras Avant Arrivée
Check-in anticipé, check-out tardif et vos propres suppléments — les clients les demandent en un clic.
Assurez-vous que Chaque Client Voit Vos Extras
Un lien permanent unique qui fonctionne toujours — aux côtés de vos liens de réservation, jamais à leur place.
Créez Votre Première Réservation
Cliquez sur « Créer une réservation » depuis votre tableau de bord. Remplissez les détails de votre client — propriété, dates, nom, téléphone et e-mail. Cela prend moins d'une minute.
Utilisez l'option Séjour partagé lorsqu'un groupe de clients arrivent à différents moments pour la même villa. Par exemple, deux amis louant la même propriété — l'un arrivant lundi, l'autre mercredi, les deux repartant samedi. Activez Séjour partagé sur la deuxième réservation et Guest-Flow permettra aux dates de se chevaucher sans bloquer le calendrier. Chaque client reçoit son propre lien d'enregistrement, ses propres messages WhatsApp et sa propre entrée dans vos dossiers de conformité.
Créer une Réservation
Détendez-vous — Nous Nous Chargeons du Reste
Une fois votre réservation enregistrée, Villa Check In prend le relais. Notre moteur d'automatisation contacte votre client via WhatsApp, SMS et e-mail — dans sa propre langue — avec des rappels qui deviennent progressivement plus urgents à l'approche de sa date d'arrivée. Aucun suivi manuel nécessaire.
Réservation Créée
Email de Bienvenue
Votre client reçoit un email de bienvenue avec les détails de sa réservation et le lien d'enregistrement quelques minutes après la création de la réservation.
14 Jours Avant l'Arrivée
Premier Email de Rappel
Si le client ne s'est pas encore enregistré, un email de rappel est envoyé à 09:00 avec son lien d'enregistrement. Seuls les clients non enregistrés sont contactés.
7 Jours Avant l'Arrivée
Rappel WhatsApp + Email de Rappel
Un message WhatsApp amical dans la langue du client avec son lien d'enregistrement personnel, plus un email de suivi. Si WhatsApp n'est pas livré dans les 5 minutes, un SMS est envoyé automatiquement.
3 Jours Avant l'Arrivée
Rappel WhatsApp Urgent
Un rappel WhatsApp plus urgent pour les clients qui ne se sont toujours pas enregistrés. Le ton s'intensifie — seuls les clients non enregistrés sont contactés.
2 Jours Avant l'Arrivée
Dernier Email de Rappel
Un dernier e-mail de rappel pour les clients non enregistrés. Entre les relances par e-mail et les rappels WhatsApp, votre client a été contacté sur plusieurs canaux à ce stade.
48 heures avant l'arrivée — Toujours non enregistré
Nous appelons votre client directement
Si un client ne répond pas à chaque message 48 heures avant l'arrivée, notre équipe l'appelle personnellement pour le guider dans l'enregistrement. C'est le filet de sécurité humain — nous ne renonçons pas jusqu'à ce que votre client soit enregistré.
1 jour avant l'arrivée
Détails d'accès livrés
Les clients enregistrés reçoivent les détails d'accès à la propriété — instructions d'arrivée, identifiants WiFi et codes de porte — par e-mail, suivi d'un message WhatsApp 30 minutes après. Tout client non enregistré reçoit un dernier rappel WhatsApp, et vous êtes alerté.
Le client termine l'enregistrement
E-mail de confirmation
Dès que tous les clients finissent de s'enregistrer, un e-mail de confirmation est envoyé automatiquement. S'ils s'enregistrent avant le jour de l'arrivée, les détails d'accès sont mis en file d'attente et envoyés à 09:00 la veille de l'arrivée.
Ajoutez la réservation et détendez-vous. Villa Check In fait le gros du travail — des messages automatisés par e-mail, WhatsApp et SMS à un appel téléphonique personnel si nécessaire. Avec un taux de succès de 99,99 % (c'est-à-dire 1 réservation problématique sur 1 000), nous garantissons que vos clients sont enregistrés, à chaque fois. Point final.
Votre Client S'Enregistre en Ligne
Votre client clique sur le lien et remplit ses détails — informations de passeport ou d'identité pour tous les voyageurs du groupe. C'est mobile-friendly et disponible dans plusieurs langues. Voici exactement ce qu'il voit :
VILLA SOL
Suivez Tout depuis Votre Tableau de Bord
Consultez tous vos réservations en un coup d'œil. Suivez le statut d'enregistrement, le nombre d'invités et les arrivées prévues. Le vert signifie enregistré, le rouge signifie en attente — vous saurez toujours où vous en êtes.
Vos Réservations
Gérez les réservations des invités.
| Invité | Propriété | Dates | Statut | Invités | Enregistrée |
|---|---|---|---|---|---|
| María García | Villa Luar Playa Blanca | 20/06 → 27/06 | Arrivée Effectuée | 6 / 6 | Enregistrée |
| James Wilson | Villa Luar Playa Blanca | 28/06 → 05/07 | Confirmée | 0 / 4 | Sin registrar |
| Sarah Johnson | Villa Luar Playa Blanca | 06/07 → 13/07 | Confirmée | 3 / 3 | Enregistrée |
| Klaus Müller | Villa Luar Playa Blanca | 14/07 → 28/07 | Confirmée | 2 / 5 | Sin registrar |
Configurez Vos Propriétés
Ajoutez les détails de votre propriété une seule fois et Guest-Flow les utilise partout — de la communication avec les invités à vos dossiers de conformité. Photos, WiFi, codes d'entrée, équipements, et bien plus, tout est ici.
Photos
Téléchargez une galerie et définissez une photo de couverture. Elles apparaissent dans vos communications avec les invités.
Localisation
Adresse complète, lien Google Maps et directions d'arrivée — accessibles d'un geste sur n'importe quel appareil.
Services et équipements
Piscine, parking, climatisation, accueil des animaux — cochez ce qui s'applique. Partagé avec les clients avant l'arrivée.
Informations d'accès
Code du coffre-fort, code du portail, détails de l'alarme, heures d'arrivée/départ — tout géré dans Guest-Flow.
WiFi
Nom du réseau, mot de passe et vitesse. Les clients reçoivent un code QR à scanner pour se connecter en une seule action.
Règles de la maison
Heures calmes, règles de la piscine, instructions de départ — clairs et explicites avant l'arrivée.
Considérations pour les Clients
Selon le Décret Royal 933/2021 en Espagne, chaque nouvelle réservation doit être transmise à SES Hospedajes — le registre national du ministère de l'Intérieur — dès sa réception. Guest-Flow gère cette transmission pour vous automatiquement. Nous vous recommandons fortement d'en informer vos invités au préalable pour que la demande d'enregistrement ne leur arrive pas par surprise.
Pourquoi le mentionner ?
Les clients paniquent parfois quand un expéditeur inconnu leur demande des documents d'identité. Une simple ligne dans votre confirmation de réservation explique la loi, signale l'e-mail ou le message WhatsApp à venir, et transforme une demande d'assistance potentielle en un enregistrement fluide.
100 % conforme au RGPD
Les données des clients sont transmises uniquement aux autorités espagnoles via l'API officielle SES Hospedajes. Elles ne sont jamais partagées avec des tiers, jamais utilisées à des fins commerciales, et conservées uniquement pendant la période légalement requise.
Texte suggéré pour votre confirmation de réservation
Copiez le bloc ci-dessous dans votre propre e-mail de confirmation, message WhatsApp ou modèle OTA — modifiez ce qui ne correspond pas à votre configuration.
Conformément à une obligation légale, les données de passeport et autres informations de TOUS les voyageurs (y compris les enfants) doivent être transmises aux autorités espagnoles avant l'entrée dans un logement de vacances. Le processus est exactement le même que l'enregistrement à la réception d'un hôtel. Surveillez l'arrivée d'un e-mail, d'un message WhatsApp ou d'un SMS de [email protected]. Il contiendra un lien pour enregistrer toutes les personnes de votre groupe. Ce lien peut être transféré aux autres voyageurs pour qu'ils le complètent. Une fois tout le monde enregistré, Villa Check In vous enverra les informations d'accès au logement la veille de votre voyage. Ne vous inquiétez pas — Villa Check In est 100 % conforme à toutes les lois de protection des données RGPD et ne partagera jamais vos informations avec quiconque, hormis les autorités espagnoles.
Gagnez Plus avec les Extras Avant Arrivée
Transformez chaque réservation en opportunité de revenus supplémentaires. L'arrivée anticipée et le départ tardif sont intégrés d'office, et vous pouvez ajouter vos propres services en plus. Les invités les demandent avant leur arrivée et vous approuvez chacun en un seul clic — le paiement s'arrange directement entre vous et votre invité.
Arrivée anticipée
Proposez une arrivée avant votre heure d'arrivée standard. Vous décidez de l'heure et du prix, propriété par propriété, et Guest-Flow masque automatiquement cette option quand une réservation consécutive rend une arrivée anticipée impossible.
Départ tardif
Permettez aux clients de rester après votre heure de départ standard. Là encore, vous définissez l'heure et le prix par propriété, et l'option est masquée automatiquement quand l'invité suivant arrive le même jour.
Vos propres services — proposez n'importe quel service que vous proposez déjà
L'arrivée anticipée et le départ tardif sont intégrés, mais ce ne sont que le début. Les services personnalisés sont des prestations supplémentaires que vous créez vous-même pour une propriété — un panier de bienvenue, un nettoyage en milieu de séjour, chauffage de la piscine, un lit bébé, courses, navette aéroport. Vous définissez le nom, la description, le prix et la devise. Le service apparaît ensuite sur la page « Services avant l'arrivée » de votre client et dans son e-mail de pré-arrivée, et il peut le demander d'un seul geste. Vous recevez un e-mail avec des boutons « Accepter » et « Refuser », et la demande reste enregistrée pour la réservation. Contrairement à l'arrivée anticipée et au départ tardif, vos propres services n'ont pas de restriction de date — ils sont proposés chaque fois qu'ils sont activés.
Pourquoi les proposer
- Plus de revenus par réservation, sans marketing supplémentaire — vous vendez à un client qui a déjà réservé et qui attend avec impatience son séjour.
- Les clients le préfèrent. La plupart préfèrent commander un panier, un lit bébé ou une navette via vous plutôt que de chercher un fournisseur local dans une langue qu'ils ne parlent pas.
- Pas de messages de dernière minute. Les demandes arrivent au même endroit, déjà associées à la réservation, au lieu d'être éparpillées sur WhatsApp et par e-mail la semaine avant l'arrivée.
- Vous restez maître du jeu. Libellé, prix et disponibilité sont définis par propriété, ce qui permet à un appartement deux chambres et une villa six chambres de pratiquer des tarifs différents pour une même prestation.
- L'ajout d'une prestation ne vous coûte rien. Aucune commission, aucun frais — une prestation supplémentaire que personne ne prend en charge reste simplement là.
Comment en mettre une en place
- Ouvrez Extras dans Guest-Flow et sélectionnez la propriété dans l'onglet Manage.
- Descendez jusqu'à Vos propres extras et appuyez sur Ajouter une prestation.
- Remplissez le Nom et une brève Description. C'est exactement ce que vos clients liront, soyez donc précis sur ce qu'ils recevront et quand.
- Définissez le Prix et la Devise (€, £ ou $). Laissez le prix à 0 pour offrir quelque chose gratuitement — les clients le demandent quand même, ce qui vous permet de savoir qu'ils le souhaitent. Laissez Type comme Autre sauf si c'est vraiment un check-in anticipé ou un départ tardif.
- Utilisez Appliquer à si vous souhaitez la même prestation sur plusieurs propriétés à la fois. Chaque propriété garde sa propre copie, vous pouvez donc la repriser sans affecter les autres.
- Enregistrez. Une nouvelle prestation est créée désactivée — rien n'atteint vos clients tant que vous peaufinez la formulation.
- Quand vous en êtes satisfait, activez Afficher aux clients. Elle devient disponible immédiatement pour tous les clients de cette propriété, et vous pouvez la désactiver, l'éditer ou la supprimer à tout moment.
- Les demandes arrivent dans l'onglet Demandes et par email — Accepter ou Refuser en un clic.
Assurez-vous que Chaque Client Voit Vos Extras
Les prestations ne sont proposées à un client qu'après avoir complété son enregistrement, et elles sont livrées uniquement par email — jamais par WhatsApp ou SMS. C'est volontaire : la page des Prestations Pré-Arrivée affiche les tarifs et prend les demandes, elle doit donc être sur un canal capable de détail, adressé à un client que nous avons déjà vérifié.
Il y a un effet secondaire utile à connaître. Si un client s'enregistre mais que cet email ne lui parvient jamais — une adresse mal tapée, un alias masqué par une OTA, un filtre anti-spam trop zélé — il reste parfaitement conforme, mais il ne verra jamais vos prestations. Le lien fixe comble cette lacune.
Une URL qui ne change jamais
checkin.villacheckin.com est une adresse web unique et permanente. Elle n'expire jamais, elle n'est liée à aucune réservation, et ne nécessite jamais de régénération. Insérez-la dans votre confirmation de réservation, votre modèle de message OTA, votre livret de bienvenue ou votre panneau d'accueil, et elle sera toujours valide la saison prochaine.
Elle fonctionne aux côtés de vos liens de réservation, pas à la place
Rien ne change dans le fonctionnement actuel de Guest-Flow. Vos clients reçoivent toujours leurs liens d'enregistrement uniques par réservation par email, WhatsApp et SMS exactement comme avant. Le lien fixe est simplement une deuxième porte d'accès au même système — peu importe celle que le client utilise, il aboutit au même endroit et l'enregistrement est enregistré de manière identique.
Comment votre client l'utilise
Pas besoin de chercher un numéro de réservation. Le client ouvre le lien et saisit son nom de famille et sa date d'arrivée. Guest-Flow l'associe à la bonne réservation, le guide à travers l'enregistrement, puis lui présente vos services complémentaires — la même page qu'il aurait atteinte via un lien envoyé par email.
Rien à activer
Le lien fixe est déjà actif pour chaque propriété et chaque client. Il n'y a aucun paramètre à activer et aucune demande à effectuer. Les clients de Booking.com y sont acheminés automatiquement, car Booking.com supprime les liens non approuvés des messages client — mais n'importe quel client, de n'importe quel canal, peut l'utiliser.
Prêt à commencer ?
Contactez notre équipe et nous configurerons votre propriété dans Guest-Flow le jour même.