Inizia con la distinzione che causa la maggior parte della confusione su SES.Hospedajes. Ci sono due scadenze di segnalazione separate di 24 ore, non una sola.
Il primo orologio inizia quando effettui o annulli una prenotazione. Il secondo inizia quando l'ospite arriva. Ogni orologio si applica a informazioni diverse, e nessuno sostituisce l'altro.
È quello che dice l'articolo 6.3 del Regio Decreto 933/2021. Il Ministero dell'Interno ripete la stessa regola nelle sue FAQ ufficiali di SES.Hospedajes.
Il primo orologio inizia quando la prenotazione viene effettuata
Segnala la prenotazione o il contratto di alloggio entro 24 ore dalla sua effettuazione. Segnalalo immediatamente se puoi — la legge descrive le 24 ore come il limite massimo, non l'obiettivo.
Questo primo rapporto riguarda la prenotazione e la transazione. Include informazioni come:
- Riferimento — il riferimento della prenotazione o del contratto
- Date — le date rilevanti per il soggiorno
- Proprietà — l'alloggio collegato alla prenotazione
- Pagamento — il metodo di pagamento e le informazioni sulla transazione correlata
Non è lo stesso rapporto della presentazione di identificazione dell'ospite. Il rapporto di prenotazione non ti chiede di presentare i dettagli del passaporto di ogni viaggiatore semplicemente perché la prenotazione è stata effettuata. I dati del viaggiatore appartengono alla seconda fase, collegata all'inizio del soggiorno. Le categorie di informazioni appaiono nell'Allegato I del Regio Decreto 933/2021.
L'annullamento avvia di nuovo l'orologio
Segnala un annullamento entro 24 ore dall'annullamento.
La formulazione dell'articolo 6.3 include la prenotazione o il contratto e, ove applicabile, il suo annullamento. Una prenotazione precedentemente segnalata non scompare dai tuoi registri di conformità semplicemente perché l'ospite la annulla successivamente.
Registra l'annullamento come evento separato. Applica la stessa regola ai cambiamenti rilevanti dove il sistema richiede una comunicazione aggiornata.
Il secondo orologio inizia quando l'ospite arriva
Segnala gli ospiti entro 24 ore dall'inizio dei servizi contrattati. Per una prenotazione di alloggio, questo normalmente significa l'arrivo effettivo dell'ospite o il check-in.
Questo è il rapporto che contiene informazioni sui viaggiatori come:
- Documento di identità — il tipo e il numero del documento
- Data di nascita — per ogni viaggiatore
- Nazionalità — come registrata dal documento di identità
- Dettagli di residenza — dove richiesto dai campi dati applicabili
- Arrivo e partenza — le date e gli orari collegati al soggiorno
Presenta questo rapporto entro 24 ore dall'inizio del soggiorno. Se l'ospite effettua il check-in alle 18:00 di venerdì, la scadenza massima è alle 18:00 di sabato.
Non trattare il rapporto degli ospiti come alternativa al rapporto di prenotazione. Devi completare entrambe le comunicazioni quando si verificano entrambi gli eventi.
Leggi attentamente la parola "rispettivamente"
La legge dice che le comunicazioni devono essere effettuate entro 24 ore dai due momenti elencati — la prenotazione o l'annullamento, e l'inizio dei servizi contrattati — rispettivamente.
Quella parola è importante. Collega ogni obbligo al suo evento.
Non scegliere se segnalare alla prenotazione o all'arrivo. Segnala la prenotazione quando viene effettuata, quindi segnala gli ospiti quando il soggiorno inizia. Se la prenotazione viene annullata, segnala quell'annullamento dal momento in cui si verifica.
La guida pubblicata del Ministero segue la stessa struttura in due fasi.
Registra la proprietà prima che uno dei due orologi inizi
Completa la registrazione della proprietà e dell'attività prima di iniziare a affittare.
Gli articoli 6.1 e 6.2 richiedono al fornitore obbligato di comunicare l'attività e i dettagli dell'alloggio prima che l'attività inizi. La comunicazione dovrebbe avvenire entro dieci giorni dal completamento delle formalità amministrative richieste per l'attività — e, in ogni caso, prima di iniziare a operare.
Tratta questo come un passaggio di configurazione una tantum, soggetto all'aggiornamento delle informazioni se i dettagli rilevanti cambiano. Non è un terzo rapporto di 24 ore che inizia con la tua prima prenotazione.
Normalmente avrai bisogno di un metodo di identificazione elettronica spagnolo accettato per accedere alla procedura digitale. Per molti proprietari non residenti, ottenere l'identità digitale richiesta è la parte pratica più difficile del processo. Vedi la spiegazione dei certificati digitali spagnoli prima di iniziare.
Verifica se l'obbligo si applica a te
Applica la regola se fornisci alloggio a pagamento in Spagna, sia che lo faccia professionalmente che occasionalmente.
Il decreto copre l'alloggio fornito a titolo oneroso, pagamento o altro compenso. Si applica indipendentemente dalle dimensioni della proprietà, dal numero di camere da letto o dalla frequenza con cui la affitti. Una persona che affitta una proprietà per una settimana all'anno tramite Airbnb o Booking.com non riceve un'esenzione automatica per ospite occasionale secondo questa regola. Vedi gli articoli 1, 2 e 3 del decreto.
Controlla il canale regionale se la proprietà si trova in Catalogna o nel Paese Basco.
- La maggior parte della Spagna — usa SES.Hospedajes per le comunicazioni applicabili.
- Catalogna — usa il sistema di registrazione dei viaggiatori dei Mossos d'Esquadra.
- Paese Basco — segui la procedura Ertzaintza applicabile piuttosto che assumere che il processo nazionale sia il canale corretto.
Il principio di segnalazione rimane sensibile al tempo, ma il sistema operativo può differire per territorio. Conferma la procedura regionale attuale prima di accettare ospiti.
Separa le tre registrazioni che le persone confondono
Mantieni questi obblighi separati. Hanno scopi diversi e possono coinvolgere autorità diverse.
- SES.Hospedajes — un sistema del Ministero dell'Interno per la segnalazione dell'attività di alloggio, prenotazioni e viaggiatori per scopi di sicurezza pubblica.
- Licenza turistica o registrazione regionale — un requisito stabilito dalla comunità autonoma o da un'altra autorità competente regionale. Riguarda se e come la proprietà può operare come alloggio turistico.
- Il registro nazionale degli affitti — lo schema di registrazione del governo centrale creato per gli affitti a breve termine è stato annullato dalla Corte Suprema nel maggio 2026. Quella decisione non ha annullato SES.Hospedajes, e non ha rimosso le licenze turistiche regionali o le registrazioni. Reuters ha riportato il giudizio.
Non assumere che l'annullamento di uno schema nazionale di registrazione degli affitti abbia rimosso il dovere separato di sicurezza pubblica di segnalare gli ospiti.
Comprendi le sanzioni senza le storie di paura
Applica la categoria corretta al fallimento corretto.
- Presentazione tardiva — una comunicazione effettuata al di fuori della scadenza legale è un'infrazione minore, con una multa da €100 a €600.
- Nessuna presentazione — l'omissione di una comunicazione obbligatoria è un'infrazione grave, con una multa da €601 a €30.000.
- Registri mancanti — l'assenza di registri richiesti è anche identificata come un'infrazione grave secondo l'articolo 8 del decreto.
Gli importi rilevanti provengono dalla Legge Organica sulla Sicurezza dei Cittadini. Le affermazioni di €100.000 o più per una comunicazione SES.Hospedajes tardiva o mancante sono errate come descrizione di questo regime specifico. Altre questioni turistiche, fiscali o di licenza possono avere conseguenze separate, ma non dovrebbero essere confuse con questi importi.
I periodi di limitazione dell'infrazione sono anche più brevi di quanto suggeriscono molti articoli online.
- Infrazione minore — sei mesi
- Infrazione grave — un anno
Mantieni questi periodi separati dalla regola di conservazione dei dati. Il periodo di limitazione riguarda l'applicazione dell'infrazione. Non riduce l'obbligo di conservazione dei registri.
Conserva i registri per tre anni dove richiesto
Conserva i registri richiesti per tre anni dalla fine del servizio contrattato.
L'articolo 5.3 del Regio Decreto 933/2021 stabilisce quel periodo. Il decreto contiene anche un'eccezione per i fornitori che svolgono attività di alloggio su base non professionale. Questi fornitori rimangono soggetti ai doveri di comunicazione, ma gli obblighi specifici di registrazione e conservazione nell'articolo 5 non si applicano a loro.
Se operi commercialmente o gestisci alloggi professionalmente, integra il periodo di conservazione di tre anni nel tuo normale processo di conservazione dei registri.
Segui il processo in questo ordine
Usa questa sequenza per un nuovo alloggio.
- Ottieni l'identificazione digitale spagnola accettata — completa il passaggio di identificazione elettronica prima di dover presentare una prenotazione urgente.
- Registra l'attività e la proprietà — comunica l'attività e i dettagli dell'alloggio prima di iniziare a affittare.
- Segnala ogni prenotazione — presenta le informazioni di prenotazione o contratto immediatamente e non oltre 24 ore dopo che è stata effettuata.
- Segnala ogni annullamento — presenta l'annullamento immediatamente e non oltre 24 ore dopo che si verifica.
- Raccogli e segnala gli ospiti — presenta le informazioni sui viaggiatori entro 24 ore dall'inizio del soggiorno.
- Conserva i registri — mantieni i registri richiesti per tre anni a meno che non si applichi l'eccezione non professionale.
Non aspettare fino al check-in per affrontare ogni parte del processo. A quel punto, il primo orologio potrebbe già essere scaduto.
Non lasciare che un flusso di lavoro OTA decida il tuo processo legale
Le principali agenzie di viaggio online spesso cercano di mantenere la conformità all'interno dei loro sistemi. Questo può limitare i fornitori di conformità indipendenti, impedire l'uso di link di registrazione fissi e rendere un obbligo legale semplice più difficile da gestire.
La legge stabilisce le informazioni e le scadenze. Non dice che devi usare lo strumento di conformità preferito di un particolare OTA. Un link fisso può dare a ogni prenotazione un percorso stabile verso la registrazione degli ospiti, mentre strumenti gratuiti come Guest-Flow possono aiutare i proprietari a organizzare il processo senza dipendere interamente dal flusso di lavoro mutevole di un OTA. Vedi la guida pratica alla registrazione degli ospiti per la differenza tra la raccolta dei dettagli degli ospiti e la loro presentazione alle autorità.
Se un OTA o un sistema governativo non è disponibile, assumi che l'orologio continui. L'articolo 6 non crea un'eccezione che mette in pausa la scadenza durante un'interruzione tecnica. Salva le prove dell'interruzione, registra quello che hai tentato e presenta la comunicazione non appena il sistema diventa disponibile — ma non assumere che il tempo mancato sia automaticamente scusato.
Usa un riferimento che risponda alla domanda che effettivamente hai
SES.Hospedajes è difficile da capire perché le spiegazioni brevi spesso fondono doveri separati in uno. Il risultato è un consiglio contraddittorio su prenotazioni, check-in, annullamenti, licenze, sanzioni e i sistemi utilizzati in diverse regioni.
Ecco perché seshospedajes.com esiste.
Il sito si lancia con 142 domande e in aumento. Ogni risposta è verificata rispetto alla legislazione e collegata alla fonte legale o ufficiale rilevante. È progettato come un riferimento, non una pagina di vendita.
Se la tua domanda non è lì, inviala al sito. Il team ricerca ogni domanda rispetto alla legislazione, ti invia la risposta via email e la pubblica per la prossima persona che ha bisogno dello stesso chiarimento. Puoi anche unirti al gruppo Facebook gratuito del sito per confrontare domande pratiche con altri proprietari e gestori.
Ricorda la regola centrale — due eventi creano due orologi. Segnala la prenotazione o l'annullamento entro 24 ore. Segnala gli ospiti entro 24 ore dall'arrivo. Registra la proprietà prima di iniziare a affittare, e non confondere SES.Hospedajes con una licenza turistica regionale o un registro nazionale degli affitti annullato.
Una volta che queste distinzioni sono chiare, il processo è molto più facile da organizzare.