Guest-Flow
Guida di Avvio Rapido
Accedi direttamente a ciò che ti serve — oppure leggi tutto in ordine. L'intero processo richiede circa 5 minuti.
Iniziare
Per prima cosa, accedi a Guest-Flow
Guest-Flow è il tuo centro di controllo per la registrazione degli ospiti e la conformità — disponibile sul web e come app mobile. L'accesso è immediato, e non c'è nulla di nuovo da configurare.
Crea la Tua Prima Prenotazione
Aggiungi un ospite in meno di un minuto — proprietà, date, nome, email.
Siediti Pure — Ci Pensiamo Noi
Promemoria automatici su WhatsApp, SMS ed email nella lingua dell'ospite.
Il Tuo Ospite Si Registra Online
Gli ospiti completano il modulo di registrazione spagnolo dal loro telefono.
Monitora Tutto dal Tuo Pannello di Controllo
Vedi prenotazioni in tempo reale, stato della registrazione e invii.
Configura le Tue Proprietà
Aggiungi i dettagli della proprietà, i codici di accesso e le regole della casa una sola volta.
Considerazioni per gli Ospiti
Royal Decree 933/2021 + testo pronto per la copia nella tua conferma di prenotazione.
Guadagna di Più con Extra Pre-Arrivo
Check-in anticipato, check-out posticipato e i tuoi servizi aggiuntivi — gli ospiti richiedono con un tocco.
Garantisci che Ogni Ospite Veda i Tuoi Extra
Un link permanente che funziona sempre — insieme ai tuoi link di prenotazione, mai al loro posto.
Crea la Tua Prima Prenotazione
Clicca 'Crea Prenotazione' dal tuo dashboard. Riempi i dettagli del tuo guest — proprietà, date, nome, telefono ed email. Ci vogliono meno di un minuto.
Usa l'opzione Shared Stay quando un gruppo di guest arriva in giorni diversi per la stessa villa. Ad esempio, due amici che affittano la stessa proprietà — uno arriva lunedì, l'altro mercoledì, entrambi partono sabato. Abilita Shared Stay sulla seconda prenotazione e Guest-Flow permetterà alle date di sovrapporsi senza bloccare il calendario. Ogni guest riceve il proprio link di registrazione, i propri messaggi WhatsApp e la propria voce nei tuoi registri di conformità.
Crea Prenotazione
Siediti Pure — Ci Pensiamo Noi
Una volta salvata la prenotazione, Villa Check In prende il controllo. Il nostro motore di automazione contatta il tuo guest via WhatsApp, SMS ed email — nella sua lingua — con promemoria che diventano progressivamente più urgenti man mano che la data di arrivo si avvicina. Non è necessario nessun follow-up manuale.
Prenotazione Creata
Email di Benvenuto
Il tuo ospite riceve un'email di benvenuto con i dettagli della prenotazione e il link di registrazione entro pochi minuti dalla creazione della prenotazione.
14 Giorni Prima dell'Arrivo
Primo Promemoria Email
Se l'ospite non si è ancora registrato, un promemoria email viene inviato alle 09:00 con il suo link di registrazione. Solo gli ospiti non registrati vengono contattati.
7 Giorni Prima dell'Arrivo
Promemoria WhatsApp + Promemoria Email
Un messaggio WhatsApp amichevole nella lingua dell'ospite con il suo link di registrazione personale, più un'email di follow-up. Se WhatsApp non recapita entro 5 minuti, viene inviato automaticamente un SMS.
3 Giorni Prima dell'Arrivo
Promemoria WhatsApp Urgente
Un promemoria WhatsApp più urgente per gli ospiti che non si sono ancora registrati. Il tono diventa più incalzante — solo gli ospiti non registrati vengono contattati.
2 Giorni Prima dell'Arrivo
Ultimo Promemoria Email
Un ultimo promemoria via email per i guest non registrati. Tra i messaggi email e i reminder WhatsApp, a questo punto il tuo guest è stato contattato su più canali.
48 ore prima dell'arrivo — Ancora non registrato
Chiamiamo il Tuo Guest Direttamente
Se un guest non risponde a nessun messaggio 48 ore prima dell'arrivo, il nostro team lo chiama personalmente per guidarlo nella registrazione. È la nostra rete di sicurezza umana — non rinunciamo finché il tuo guest non è registrato.
1 giorno prima dell'arrivo
Dettagli di Accesso Consegnati
I guest registrati ricevono i dettagli di accesso alla proprietà — istruzioni per il check-in, credenziali WiFi e codici d'accesso — via email, seguiti da WhatsApp 30 minuti dopo. Qualsiasi guest non ancora registrato riceve un ultimo promemoria WhatsApp, e tu vieni avvisato.
Il Guest Completa la Registrazione
Email di Conferma
Non appena tutti i guest finiscono la registrazione, viene inviata automaticamente un'email di conferma. Se si registrano prima del giorno dell'arrivo, i dettagli di accesso vengono programmati e inviati alle 09:00 il giorno prima del check-in.
Aggiungi la prenotazione e rilassati. Villa Check In fa il grosso del lavoro — dai messaggi automatici su email, WhatsApp e SMS fino a una chiamata telefonica personale se necessario. Con un tasso di successo del 99,99% (cioè 1 prenotazione problematica su 1.000), garantiamo che i tuoi guest siano registrati, sempre. Punto.
Il Tuo Ospite Si Registra Online
Il tuo guest clicca il link e riempie i suoi dettagli — informazioni di passaporto o documento d'identità per tutti i viaggiatori del gruppo. È mobile-friendly e disponibile in più lingue. Ecco esattamente quello che vedono:
VILLA SOL
Monitora Tutto dal Tuo Pannello di Controllo
Visualizza tutte le tue prenotazioni in un'occhiata. Monitora lo stato delle registrazioni, il numero di ospiti e gli arrivi imminenti. Il verde significa registrato, il rosso significa ancora in attesa — saprai sempre come stanno le cose.
Le Tue Prenotazioni
Gestisci le prenotazioni degli ospiti.
| Ospite | Proprietà | Date | Stato | Ospiti | Registrato |
|---|---|---|---|---|---|
| María García | Villa Luar Playa Blanca | 20/06 → 27/06 | Check-In Effettuato | 6 / 6 | Registrato |
| James Wilson | Villa Luar Playa Blanca | 28/06 → 05/07 | Confermato | 0 / 4 | Sin registrar |
| Sarah Johnson | Villa Luar Playa Blanca | 06/07 → 13/07 | Confermato | 3 / 3 | Registrato |
| Klaus Müller | Villa Luar Playa Blanca | 14/07 → 28/07 | Confermato | 2 / 5 | Sin registrar |
Configura le Tue Proprietà
Aggiungi i dettagli della tua proprietà una sola volta e Guest-Flow li utilizza ovunque — dalle comunicazioni agli ospiti ai tuoi registri di conformità. Foto, WiFi, codici di check-in, servizi e altro ancora sono tutti qui.
Foto
Carica una galleria e imposta una foto di copertina. Queste compaiono nelle tue comunicazioni con gli ospiti.
Ubicazione
Indirizzo completo, link Google Maps e indicazioni di arrivo — toccabili su qualsiasi dispositivo.
Servizi
Piscina, parcheggio, aria condizionata, pet-friendly — spunta quello che si applica. Condiviso con gli ospiti prima dell'arrivo.
Informazioni di accesso
Codice cassetta delle chiavi, codice cancello, dettagli dell'allarme e orari di check-in/out — tutto gestito in Guest-Flow.
WiFi
Nome della rete, password e velocità. Gli ospiti ricevono un codice QR scansionabile per connettersi in un tap.
Regole della casa
Orari di silenzio, regole della piscina, istruzioni di check-out — chiare e trasparenti prima dell'arrivo.
Considerazioni per gli Ospiti
Secondo il Regio Decreto 933/2021 della Spagna, ogni nuova prenotazione deve essere trasmessa a SES Hospedajes — il registro nazionale del Ministero dell'Interno — nel momento in cui viene ricevuta. Guest-Flow gestisce quella trasmissione per te automaticamente. Ma ti consigliamo vivamente di avvisare i tuoi ospiti affinché la richiesta di registrazione non arrivi all'improvviso.
Perché menzionarlo?
Gli ospiti talvolta si allarmano quando un mittente sconosciuto chiede dettagli del passaporto. Una breve riga nella tua conferma di prenotazione spiega la legge, avvisa dell'imminente email o WhatsApp, e trasforma una potenziale richiesta di supporto in un check-in senza intoppi.
100% conforme al GDPR
I dati degli ospiti vanno solo alle autorità spagnole attraverso l'API ufficiale SES Hospedajes. Non vengono mai condivisi con terzi, mai utilizzati per il marketing e conservati solo per il periodo legalmente richiesto.
Testo suggerito per la tua conferma di prenotazione
Copia il blocco sottostante nella tua stessa email di conferma di prenotazione, messaggio WhatsApp o template OTA — modifica tutto ciò che non si adatta alla tua configurazione.
Per obbligo di legge, i dati del passaporto e altre informazioni di TUTTI gli ospiti (bambini inclusi) devono essere trasmessi alle autorità spagnole prima di prendere alloggio in una casa vacanze. La procedura è esattamente la stessa del check-in in hotel. Fai attenzione a un'e-mail, un messaggio WhatsApp o un SMS da [email protected]. Conterrà un link per registrare tutte le persone del tuo gruppo. Questo link può essere inoltrato agli altri ospiti per il completamento. Una volta registrati tutti, Villa Check In ti invierà i dettagli di accesso alla proprietà il giorno prima della partenza. Non preoccuparti — Villa Check In è conforme al 100% a tutte le leggi sulla protezione dei dati GDPR e non condividerà mai i tuoi dati con nessuno, tranne le autorità spagnole.
Guadagna di Più con Extra Pre-Arrivo
Trasforma ogni prenotazione in un'opportunità di guadagno. Il check-in anticipato e il check-out posticipato sono inclusi di serie, e puoi aggiungere i tuoi extra personali. Gli ospiti li richiedono prima del loro arrivo e tu approvi ciascuno con un semplice clic — il pagamento viene organizzato direttamente tra te e il tuo ospite.
Check-in anticipato
Offri un arrivo prima dell'orario di check-in standard. Decidi tu quanto prima e cosa addebitare, proprietà per proprietà, e Guest-Flow nasconde automaticamente l'opzione quando una prenotazione back-to-back rende un arrivo anticipato impossibile.
Check-out posticipato
Consenti agli ospiti di restare oltre l'orario di check-out standard. Di nuovo, tu imposti l'orario e il prezzo per proprietà, e viene nascosto automaticamente ogniqualvolta il prossimo ospite arriva lo stesso giorno.
I tuoi servizi extra — offri quello che già fai
Check-in anticipato e check-out posticipato sono integrati, ma sono solo l'inizio. I servizi extra personalizzati sono componenti aggiuntivi che crei tu stesso per una proprietà — un cesto di benvenuto, una pulizia a metà soggiorno, il riscaldamento della piscina, una culla, una spesa alimentare, un trasporto aeroportuale. Tu imposti il nome, la descrizione, il prezzo e la valuta. Il servizio extra appare allora nella pagina Pre-Arrival Extras del tuo ospite e nella sua email di pre-arrivo, e lo richiedono con un tap. Ricevi un'email con pulsanti Accetta e Rifiuta, e la richiesta rimane registrata rispetto alla prenotazione. A differenza del check-in anticipato e del check-out posticipato, i tuoi servizi extra non hanno restrizioni di data — vengono offerti ogni volta che sono attivati.
Perché offrirli
- Più ricavi per prenotazione, senza marketing aggiuntivo — stai vendendo a un ospite che ha già prenotato e sta aspettando il viaggio con entusiasmo.
- Gli ospiti lo preferiscono. La maggior parte preferirebbe organizzare un cesto, una culla o un trasporto attraverso di te piuttosto che cercare un fornitore locale in una lingua che non parla.
- Niente messaggi dell'ultimo minuto. Le richieste arrivano in un'unica posizione, già collegate alla prenotazione, invece di essere disperse su WhatsApp ed email la settimana prima dell'arrivo.
- Rimani in controllo. La descrizione, il prezzo e la disponibilità si impostano per ogni proprietà, così un appartamento con due camere e una villa con sei camere possono fare pagare cifre diverse per la stessa cosa.
- Inserirne uno non ti costa nulla. Non ci sono commissioni né costi — un extra che nessuno reclama semplicemente rimane lì.
Come configurarne uno
- Apri Extras in Guest-Flow e scegli la proprietà dalla scheda Manage.
- Scorri fino a I tuoi extra e tocca Aggiungi extra.
- Compila il Nome e una breve Descrizione. È esattamente quello che leggerà il tuo ospite, quindi sii specifico su cosa riceve e quando lo riceve.
- Imposta il Prezzo e la Valuta (€, £ o $). Lascia il prezzo a 0 per offrire qualcosa gratuitamente — gli ospiti lo richiederanno comunque, così saprai che lo desiderano. Lascia il Tipo come Altro a meno che non sia davvero un check-in anticipato o un check-out in ritardo.
- Usa Applica a se vuoi lo stesso extra su più proprietà contemporaneamente. Ogni proprietà mantiene la sua copia personale, così puoi modificare il prezzo di una senza toccare le altre.
- Salva. Un nuovo extra viene creato disattivato — nulla raggiunge i tuoi ospiti mentre lo stai ancora modificando.
- Quando sei soddisfatto, attiva Mostra agli ospiti. Diventa disponibile per ogni ospite di quella proprietà immediatamente, e puoi disattivarlo, modificarlo o eliminarlo in qualsiasi momento.
- Le richieste arrivano nella scheda Richieste e per email — Accetta o Rifiuta con un clic.
Garantisci che Ogni Ospite Veda i Tuoi Extra
Gli extra vengono offerti a un ospite solo dopo aver completato la registrazione, e vengono consegnati solo per email — mai via WhatsApp o SMS. È intenzionale: la pagina Pre-Arrival Extras mostra i prezzi e raccoglie le richieste, quindi appartiene a un canale in grado di trasmettere dettagli, inviato a un ospite che abbiamo già verificato.
Esiste un effetto a cascata che vale la pena conoscere. Se un ospite si registra ma quell'email non lo raggiunge mai — un indirizzo digitato male, un alias mascherato da OTA, un filtro antispam troppo zelante — rimane perfettamente conforme, ma non vede mai i tuoi extra. Il link fisso colma questa lacuna.
Un URL che non cambia mai
checkin.villacheckin.com è un indirizzo web unico e permanente. Non scade, non è legato a una prenotazione e non ha mai bisogno di essere rigenerato. Inseriscilo nella tua conferma di prenotazione, nel tuo modello di messaggio OTA, nel manuale della casa o nel tuo cartello di benvenuto e sarà ancora corretto la prossima stagione.
Funziona insieme ai tuoi link di prenotazione, non al loro posto
Non cambia nulla nel modo in cui Guest-Flow funziona già. I tuoi ospiti ricevono ancora i loro link di registrazione unici per ogni prenotazione via email, WhatsApp e SMS esattamente come prima. Il link fisso è semplicemente una seconda porta d'accesso allo stesso sistema — chiunque lo utilizzi, l'ospite arriva nello stesso posto e la registrazione viene registrata in modo identico.
Come lo utilizza il tuo ospite
Non c'è nessun numero di prenotazione da cercare. L'ospite apre il link e inserisce il suo cognome e la data di arrivo. Guest-Flow lo abbina alla giusta prenotazione, lo guida attraverso la registrazione e poi gli mostra i tuoi extra — la stessa pagina che avrebbe raggiunto da un link inviato via email.
Nulla da attivare
Il link fisso è già attivo per ogni proprietà e ogni ospite. Non c'è nessuna impostazione da abilitare e nessuna richiesta da fare. Gli ospiti di Booking.com vengono indirizzati automaticamente perché Booking.com rimuove i link non approvati dai messaggi degli ospiti — ma qualsiasi ospite, da qualsiasi canale, può utilizzarlo.
Pronto per iniziare?
Contatta il nostro team e configureremo la tua proprietà in Guest-Flow lo stesso giorno.