Privacybeleid

Deze Privacyverklaring voor Villa Check In ('wij', 'ons', of 'onze') beschrijft hoe en waarom wij uw persoonlijke gegevens kunnen openen, verzamelen, opslaan, gebruiken en/of delen ('verwerken') wanneer u onze services ('Services') gebruikt, onder meer wanneer u:

• Onze website bezoekt op http://www.villacheckin.com of een andere website van ons die naar deze Privacyverklaring verwijst
• Gebruik maakt van SES Hospedajes Guest Registration Services. Villa Check In biedt een volledige Managed Service aan Spaanse eigenaren van vakantiewoningen en vastgoedbeheerbedrijven om gasten vóór de reis in te schrijven. Het is wettelijk verplicht om paspoort- en andere gegevens van alle gasten vóór de reis in te verzamelen en deze gegevens vervolgens veilig naar het SES Hospedajes-systeem te sturen voor verwerking binnen 24 uur nadat de gasten in het pand zijn aangekomen.
• Op andere gerelateerde manieren met ons omgaat, inclusief verkoop, marketing of evenementen

Vragen of opmerkingen? Het lezen van deze Privacyverklaring helpt u uw privacyrechten en keuzes te begrijpen. Wij zijn verantwoordelijk voor het nemen van beslissingen over hoe uw persoonlijke gegevens worden verwerkt. Als u niet akkoord gaat met ons beleid en onze praktijken, kunt u onze Services niet gebruiken. Als u nog vragen of opmerkingen hebt, kunt u contact met ons opnemen via [email protected].

SAMENVATTING VAN BELANGRIJKSTE PUNTEN

Deze samenvatting bevat belangrijke punten uit onze Privacyverklaring, maar u kunt meer details over elk van deze onderwerpen vinden door op de link na elk belangrijk punt te klikken of door onze inhoudsopgave hieronder te gebruiken om de sectie te vinden die u zoekt.

Welke persoonlijke gegevens verwerken wij? Wanneer u onze Services bezoekt, gebruikt of navigeert, kunnen wij persoonlijke gegevens verwerken, afhankelijk van hoe u met ons en de Services omgaat, welke keuzes u maakt en welke producten en functies u gebruikt. Meer informatie over persoonlijke gegevens die u aan ons verstrekt.

Verwerken wij gevoelige persoonlijke gegevens? Sommige informatie kan in bepaalde rechtsgebieden als 'bijzonder' of 'gevoelig' worden beschouwd, bijvoorbeeld uw ras of etnische afkomst, seksuele geaardheid en religieuze overtuigingen. Wij kunnen gevoelige persoonlijke gegevens verwerken wanneer dit nodig is met uw toestemming of voor zover dit door de toepasselijke wetgeving is toegestaan. Meer informatie over gevoelige informatie die wij verwerken.

Verzamelen wij informatie van derden? Wij verzamelen geen informatie van derden.

Hoe verwerken wij uw gegevens? Wij verwerken uw gegevens om onze Services te leveren, te verbeteren en te beheren, om met u te communiceren, voor veiligheid en fraudepreventie, en om aan de wet te voldoen. Wij kunnen uw gegevens ook voor andere doeleinden verwerken met uw toestemming. Wij verwerken uw gegevens alleen wanneer wij een geldige juridische reden hebben om dit te doen. Meer informatie over hoe wij uw gegevens verwerken.

In welke situaties en met welke soorten partijen delen we persoonlijke informatie? We kunnen informatie delen in specifieke situaties en met specifieke categorieën derden. Meer informatie over wanneer en met wie we uw persoonlijke informatie delen.

Hoe beveiligen we uw informatie? We hebben adequate organisatorische en technische processen en procedures op plaats om uw persoonlijke informatie te beschermen. Echter, geen elektronische verzending via het internet of informatieopslagtechnologie kan gegarandeerd 100% veilig zijn, dus we kunnen niet beloven of garanderen dat hackers, cybercriminelen of andere ongeautoriseerde derden onze beveiliging niet kunnen doorbreken en uw informatie niet onrechtmatig kunnen verzamelen, openen, stelen of wijzigen. Meer informatie over hoe we uw informatie beveiligen.

Wat zijn uw rechten? Afhankelijk van uw geografische locatie kan de toepasselijke privacywetgeving betekenen dat u bepaalde rechten hebt met betrekking tot uw persoonlijke informatie. Meer informatie over uw privacyrechten.

Hoe oefent u uw rechten uit? De gemakkelijkste manier om uw rechten uit te oefenen is door het indienen van een verzoek om toegang tot gegevens van betrokkene, of door contact met ons op te nemen. We zullen elk verzoek in overweging nemen en erop reageren in overeenstemming met de toepasselijke gegevensbeschermingswetten.

Wilt u meer weten over wat we doen met informatie die we verzamelen? Lees het volledige Privacybeleid.

Worden berichten naar uw WhatsApp-nummer automatisch beantwoord? Ja. Sinds 13 september 2026 worden gastberichten over registratie beantwoord door een geautomatiseerd systeem, en geen lid van ons team leest een routineantwoord voordat het wordt verzonden. U kunt op elk moment om een persoon vragen. Meer informatie over geautomatiseerde antwoorden op gastberichten.

INHOUDSOPGAVE

1. WELKE INFORMATIE VERZAMELEN WE?

2. HOE VERWERKEN WE UW INFORMATIE?

3. OP WELKE JURIDISCHE GRONDSLAG VERWERKEN WE UW PERSOONLIJKE INFORMATIE?

4. WANNEER EN MET WIE DELEN WE UW PERSOONLIJKE INFORMATIE?

5. GEBRUIKEN WE COOKIES EN ANDERE VOLGTECHNOLOGIEËN?

6. HOE LANG BEWAREN WE UW INFORMATIE?

7. HOE BEVEILIGEN WE UW INFORMATIE?

8. VERZAMELEN WE INFORMATIE VAN MINDERJARIGEN?

9. WAT ZIJN UW PRIVACYRECHTEN?

10. GEAUTOMATISEERDE ANTWOORDEN OP GASTBERICHTEN

11. CONTROLES VOOR DO-NOT-TRACK-FUNCTIES

12. WERKEN WIJ ONZE PRIVACYVERKLARING BIJ?

13. HOE KUNT U ONS OVER DEZE VERKLARING BEREIKEN?

14. HOE KUNT U DE GEGEVENS DIE WIJ VAN U VERZAMELEN INZIEN, BIJWERKEN OF VERWIJDEREN?

1. WELKE INFORMATIE VERZAMELEN WIJ?

Persoonlijke informatie die u aan ons verstrekt

Samengevat: Wij verzamelen persoonlijke informatie die u aan ons verstrekt.

Wij verzamelen persoonlijke informatie die u vrijwillig aan ons verstrekt wanneer u zich registreert op de Services, interesse toont in informatie over ons of onze producten en Services, wanneer u deelneemt aan activiteiten op de Services, of anderszins wanneer u contact met ons opneemt.

Persoonlijke informatie verstrekt door u. De persoonlijke informatie die wij verzamelen, hangt af van de context van uw interacties met ons en de Services, de keuzes die u maakt, en de producten en functies die u gebruikt. De persoonlijke informatie die wij verzamelen, kan het volgende omvatten:

• factuuradres
• contact- of verificatiegegevens
• contactvoorkeuren
• postadres
• e-mailadressen
• telefoonnummers
• namen
• handtekening

Gevoelige informatie. Indien nodig, met uw toestemming of voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, verwerken wij de volgende categorieën gevoelige informatie:

• burgerservicenummers of andere overheidsidentificatoren

Alle persoonlijke informatie die u aan ons verstrekt, moet waar, volledig en nauwkeurig zijn, en u moet ons op de hoogte stellen van eventuele wijzigingen in dergelijke persoonlijke informatie.

2. HOE VERWERKEN WIJ UW INFORMATIE?

Samengevat: Wij verwerken uw informatie om onze Services te leveren, te verbeteren en te beheren, om met u te communiceren, voor veiligheid en fraudepreventie, en om aan de wet te voldoen. Wij kunnen uw informatie ook voor andere doeleinden verwerken met uw toestemming.

Wij verwerken uw persoonlijke informatie om verschillende redenen, afhankelijk van hoe u met onze Services omgaat, waaronder:

• Om het aanmaken en verifiëren van accounts te vergemakkelijken en gebruikersaccounts anderszins te beheren. Wij kunnen uw informatie verwerken zodat u uw account kunt aanmaken en inloggen, en uw account in werkende staat kunt houden.

Om de levering van services aan de gebruiker te leveren en te vergemakkelijken. Wij kunnen uw informatie verwerken om u de aangevraagde service te leveren.

Om te reageren op gebruikersvragen/ondersteuning aan gebruikers te bieden. Wij kunnen uw informatie verwerken om op uw vragen te reageren en eventuele problemen met de aangevraagde service op te lossen.

Om administratieve informatie aan u te sturen. Wij kunnen uw informatie verwerken om u details over onze producten en services, wijzigingen in onze voorwaarden en beleid, en andere soortgelijke informatie te sturen.

Om uw bestellingen uit te voeren en te beheren. Wij kunnen uw gegevens verwerken om bestellingen, betalingen, retourzendingen en omruilingen die via de Diensten zijn gedaan, uit te voeren en te beheren.

• Om communicatie tussen gebruikers mogelijk te maken. Wij kunnen uw gegevens verwerken als u ervoor kiest gebruik te maken van een van onze functies die communicatie met een andere gebruiker mogelijk maken.

• Om feedback te vragen. Wij kunnen uw gegevens verwerken wanneer dat nodig is om feedback te vragen en om contact met u op te nemen over uw gebruik van onze Diensten.

Om het vitale belang van een persoon te beschermen of te vrijwaren. Wij kunnen uw gegevens verwerken wanneer dat nodig is om het vitale belang van een persoon te beschermen of te vrijwaren, bijvoorbeeld om schade te voorkomen.

3. OP WELKE RECHTSGRONDEN BASEREN WIJ ONS OM UW GEGEVENS TE VERWERKEN?

Kort samengevat: Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen wanneer wij van mening zijn dat dit noodzakelijk is en wij daarvoor een geldige rechtsgrond hebben onder de toepasselijke wetgeving, zoals uw toestemming, het naleven van wetten, het aan u leveren van diensten om een overeenkomst met u aan te gaan of onze contractuele verplichtingen na te komen, het beschermen van uw rechten, of het behartigen van onze legitieme zakelijke belangen.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de UK GDPR verplichten ons uit te leggen op welke geldige rechtsgronden wij ons baseren om uw persoonsgegevens te verwerken. Wij kunnen ons daarom baseren op de volgende rechtsgronden om uw persoonsgegevens te verwerken:

• Toestemming. Wij kunnen uw gegevens verwerken als u ons toestemming heeft gegeven om uw persoonsgegevens voor een specifiek doel te gebruiken. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. Lees meer over het intrekken van uw toestemming.
• Uitvoering van een overeenkomst. Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken wanneer wij van mening zijn dat dit noodzakelijk is om onze contractuele verplichtingen jegens u na te komen, waaronder het leveren van onze Diensten of op uw verzoek voorafgaand aan het aangaan van een overeenkomst met u.
• Gerechtvaardigde belangen. Wij kunnen uw gegevens verwerken wanneer wij van mening zijn dat dit redelijkerwijs noodzakelijk is om onze legitieme zakelijke belangen te behartigen en deze belangen niet zwaarder wegen dan uw belangen en fundamentele rechten en vrijheden. Zo kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken voor enkele van de beschreven doeleinden om:

Te begrijpen hoe onze gebruikers onze producten en diensten gebruiken, zodat wij de gebruikerservaring kunnen verbeteren

Wettelijke verplichtingen. Wij kunnen uw gegevens verwerken wanneer wij van mening zijn dat dit noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals het samenwerken met een wetshandhavingsinstantie of toezichthouder, het uitoefenen of verdedigen van onze wettelijke rechten, of het openbaar maken van uw gegevens als bewijsmateriaal in gerechtelijke procedures waarbij wij betrokken zijn.

Vitale belangen. Wij kunnen uw gegevens verwerken wanneer wij van mening zijn dat dit noodzakelijk is om uw vitale belangen of de vitale belangen van een derde te beschermen, bijvoorbeeld in situaties met mogelijke gevaren voor de veiligheid van een persoon.

In juridische termen zijn wij over het algemeen de 'verwerkingsverantwoordelijke' onder de Europese gegevensbeschermingswetgeving voor de persoonsgegevens die in deze Privacyverklaring worden beschreven, aangezien wij bepalen met welke middelen en/of voor welke doeleinden wij de gegevensverwerking uitvoeren. Deze Privacyverklaring is niet van toepassing op de persoonsgegevens die wij als 'verwerker' namens onze klanten verwerken. In die situaties is de klant aan wie wij diensten leveren en met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten, de 'verwerkingsverantwoordelijke' die verantwoordelijk is voor uw persoonsgegevens, en verwerken wij uw gegevens uitsluitend namens hen in overeenstemming met uw instructies. Wilt u meer weten over de privacypraktijken van onze klanten, lees dan hun privacybeleid en richt eventuele vragen rechtstreeks aan hen.

4. WANNEER EN MET WIE DELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Kort samengevat: Wij kunnen informatie delen in specifieke situaties die in dit onderdeel worden beschreven en/of met de volgende categorieën derden.

Leveranciers, consultants en andere externe dienstverleners. Wij kunnen uw gegevens delen met externe leveranciers, dienstverleners, aannemers of tussenpersonen ('derden') die diensten voor ons of namens ons uitvoeren en toegang tot dergelijke informatie nodig hebben om dat werk te kunnen doen. Wij hebben overeenkomsten met onze derden die zijn opgesteld om uw persoonsgegevens te helpen beschermen. Dit betekent dat zij niets met uw persoonsgegevens mogen doen tenzij wij hen daartoe opdracht hebben gegeven. Zij zullen uw persoonsgegevens ook niet delen met een andere organisatie dan de onze. Daarnaast verbinden zij zich ertoe de gegevens die zij namens ons beheren te beschermen en te bewaren gedurende de periode die wij voorschrijven.

De categorieën derden met wie wij mogelijk persoonsgegevens delen, zijn als volgt:

• Dienstverleners voor orderafhandeling
• Overheidsinstanties

Ook kan het nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens delen in de volgende situaties:

• Bedrijfsoverdrachten. Wij kunnen uw gegevens delen of overdragen in verband met, of tijdens onderhandelingen over, een fusie, verkoop van bedrijfsmiddelen, financiering of overname van het geheel of een deel van onze onderneming door een ander bedrijf.

Zakenpartners. Wij kunnen uw gegevens delen met onze zakenpartners om u bepaalde producten, diensten of promoties aan te bieden.

5. GEBRUIKEN WIJ COOKIES EN ANDERE TRACKINGTECHNOLOGIEËN?

Kort samengevat: Wij kunnen cookies en andere trackingtechnologieën gebruiken om uw gegevens te verzamelen en op te slaan.

Wij kunnen cookies en vergelijkbare trackingtechnologieën gebruiken (zoals web beacons en pixels) om informatie te verzamelen wanneer u met onze Diensten interacteert. Sommige online trackingtechnologieën helpen ons de beveiliging van onze Diensten en uw account te waarborgen, crashes te voorkomen, bugs te verhelpen, uw voorkeuren op te slaan en basisfuncties van de site te ondersteunen.

Wij staan het ook toe dat derden en dienstverleners online trackingtechnologieën gebruiken op onze Diensten voor analyse en reclamedoeleinden, waaronder het helpen beheren en weergeven van advertenties, het afstemmen van advertenties op uw interesses, of het versturen van herinneringen voor achtergelaten winkelwagentjes (afhankelijk van uw communicatievoorkeuren). De derden en dienstverleners gebruiken hun technologie om reclame te bieden voor producten en diensten die zijn afgestemd op uw interesses, die zowel op onze Diensten als op andere websites kan verschijnen.

Specifieke informatie over hoe we dergelijke technologieën gebruiken en hoe u bepaalde cookies kunt weigeren, vindt u in onze Cookie Notice.

Google Analytics

We kunnen uw informatie delen met Google Analytics om het gebruik van de Services bij te houden en te analyseren. De Google Analytics Advertising Features die we kunnen gebruiken, zijn onder meer: Google Analytics Demographics and Interests Reporting. Om niet meer door Google Analytics in de Services te worden gevolgd, gaat u naar https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. U kunt zich afmelden voor Google Analytics Advertising Features via Ads Settings en Ad Settings voor mobiele apps. Andere afmeldingsmogelijkheden zijn http://optout.networkadvertising.org/ en http://www.networkadvertising.org/mobile-choice. Voor meer informatie over het privacybeleid van Google gaat u naar de Google Privacy & Terms pagina.

6. HOE LANG BEWAREN WIJ UW INFORMATIE?

Kort gezegd: We bewaren uw informatie zolang nodig is om de doeleinden in deze Privacyverklaring na te komen, tenzij de wet anders vereist.

We bewaren uw persoonlijke informatie alleen zolang als nodig is voor de doeleinden in deze Privacyverklaring, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of toegestaan is (zoals belasting-, boekhouding- of andere wettelijke vereisten). Geen enkel doel in deze verklaring vereist dat we uw persoonlijke informatie langer dan drie (3) maanden na het begin van de inactieve periode van het account van de gebruiker bewaren.

Wanneer we geen voortdurende legitieme zakelijke reden hebben om uw persoonlijke informatie te verwerken, zullen we deze informatie verwijderen of anonimiseren, of, als dit niet mogelijk is (bijvoorbeeld omdat uw persoonlijke informatie in back-uparchieven is opgeslagen), zullen we uw persoonlijke informatie veilig opslaan en isoleren van verdere verwerking totdat verwijdering mogelijk is.

7. HOE BEVEILIGEN WIJ UW INFORMATIE?

Kort gezegd: We streven ernaar uw persoonlijke informatie te beschermen door middel van organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen.

We hebben passende en redelijke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen geïmplementeerd die zijn ontworpen om de beveiliging van alle persoonlijke informatie die we verwerken, te beschermen. Ondanks onze beveiligingsmaatregelen en inspanningen om uw informatie veilig te stellen, kan geen elektronische verzending via internet of informatieopslagtechnologie gegarandeerd 100% veilig zijn. We kunnen daarom niet beloven of garanderen dat hackers, cybercriminelen of andere ongeautoriseerde derden onze beveiliging niet kunnen doorbreken en uw informatie niet onrechtmatig kunnen verzamelen, openen, stelen of wijzigen. Hoewel we ons best zullen doen om uw persoonlijke informatie te beschermen, is het verzenden van persoonlijke informatie naar en van onze Services geheel voor uw eigen risico. U dient de Services alleen in een veilige omgeving te gebruiken.

8. VERZAMELEN WIJ INFORMATIE VAN MINDERJARIGEN?

Kort gezegd: Wij verzamelen niet bewust gegevens van of richten ons niet op kinderen onder de 18 jaar.

Wij verzamelen, vragen of richten ons niet bewust op kinderen onder de 18 jaar, en wij verkopen dergelijke persoonlijke informatie niet bewust. Door de Services te gebruiken, verklart u dat u ten minste 18 jaar oud bent of dat u de ouder of voogd bent van een dergelijke minderjarige en dat u toestemming geeft voor het gebruik van de Services door deze minderjarige. Indien wij ontdekken dat persoonlijke informatie van gebruikers onder de 18 jaar is verzameld, zullen wij het account deactiveren en redelijke maatregelen nemen om dergelijke gegevens onmiddellijk uit onze gegevens te verwijderen. Indien u zich bewust bent van gegevens die wij mogelijk van kinderen onder de 18 jaar hebben verzameld, neem dan contact met ons op via [email protected].

9. WELKE PRIVACYRECHTEN HEBT U?

Kort gezegd: In sommige regio's, zoals de Europese Economische Ruimte (EER), het Verenigd Koninkrijk (VK) en Zwitserland, hebt u rechten die u meer toegang tot en controle over uw persoonlijke informatie geven. U kunt uw account op elk moment bekijken, wijzigen of beëindigen, afhankelijk van uw land, provincie of staat van verblijf.

In sommige regio's (zoals de EER, VK en Zwitserland) hebt u bepaalde rechten onder de toepasselijke gegevensbeschermingswetten. Deze kunnen onder meer het recht omvatten (i) om toegang aan te vragen en een kopie van uw persoonlijke informatie te verkrijgen, (ii) om rectificatie of verwijdering aan te vragen; (iii) om de verwerking van uw persoonlijke informatie te beperken; (iv) indien van toepassing, gegevensportabiliteit; en (v) niet onderworpen te zijn aan geautomatiseerde besluitvorming. In bepaalde omstandigheden hebt u mogelijk ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonlijke informatie. U kunt een dergelijk verzoek indienen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens in het gedeelte 'HOE KUNT U CONTACT MET ONS OPNEMEN OVER DEZE KENNISGEVING?' hieronder.

Wij zullen elk verzoek in overweging nemen en erop reageren in overeenstemming met de toepasselijke gegevensbeschermingswetten.

Indien u zich in de EER of het VK bevindt en u van mening bent dat wij uw persoonlijke informatie onwettig verwerken, hebt u ook het recht om een klacht in te dienen bij uw gegevensbeschermingsautoriteit van de lidstaat of gegevensbeschermingsautoriteit van het VK.

Indien u zich in Zwitserland bevindt, kunt u contact opnemen met de Federale Commissaris voor Gegevensbescherming en Informatievrijheid.

Uw toestemming intrekken: Indien wij uw toestemming gebruiken om uw persoonlijke informatie te verwerken, hebt u het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door contact met ons op te nemen via de contactgegevens in het gedeelte 'HOE KUNT U CONTACT MET ONS OPNEMEN OVER DEZE KENNISGEVING?' hieronder.

Houd er echter rekening mee dat dit geen invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking ervan, en evenmin op de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van andere rechtmatige verwerkingsgronden dan toestemming.

Afmelden voor marketing- en promotiebericht: U kunt zich op elk moment afmelden voor onze marketing- en promotiebericht door 'STOP' of 'UNSUBSCRIBE' te antwoorden op de sms-berichten die wij verzenden, of door contact met ons op te nemen via de gegevens in het gedeelte 'HOE KUNT U MET ONS CONTACT OPNEMEN OVER DEZE KENNISGEVING?' hieronder. U wordt dan verwijderd uit de marketinglijsten. We kunnen echter nog steeds contact met u opnemen — bijvoorbeeld om u serviceberichten te sturen die nodig zijn voor het beheer en gebruik van uw account, om te reageren op serviceverzoeken, of voor andere niet-marketingdoeleinden.

Accountgegevens

Als u op enig moment de gegevens in uw account wilt bekijken of wijzigen, of uw account wilt beëindigen, kunt u:

• Inloggen op uw accountinstellingen en uw gebruikersaccount bijwerken.

Op uw verzoek om uw account te beëindigen, deactiveren of verwijderen wij uw account en gegevens uit onze actieve databases. We kunnen echter bepaalde gegevens in onze bestanden bewaren om fraude te voorkomen, problemen op te lossen, onderzoeken te ondersteunen, onze juridische voorwaarden af te dwingen en/of te voldoen aan geldende wettelijke vereisten.

Als u vragen of opmerkingen hebt over uw privacyrechten, kunt u ons een e-mail sturen naar [email protected].

10. GEAUTOMATISEERDE ANTWOORDEN OP GASTBERICHTEN

Samengevat: Wanneer u ons WhatsApp-nummer een bericht stuurt over uw gastregistratie, is het antwoord meestal automatisch geschreven en verzonden. U kunt op elk moment om een persoon vragen.

Sinds 13 september 2026 worden berichten die naar ons WhatsApp-nummer over gastregistratie worden verzonden, automatisch beantwoord. Geen lid van ons team leest een routineantwoord voordat het wordt verzonden. Dit gedeelte legt uit wat dat voor u betekent.

Wat gebeurt er met uw bericht

1. Uw bericht wordt opgeslagen bij uw boeking.
2. De registratiegegevens die we al voor die boeking hebben, worden opgehaald — uw registratiestatus, hoeveel personen uit uw groep zich hebben geregistreerd, uw aankomstdatum, het adres van de accommodatie en uw registratielink.
3. Uw bericht en die gegevens worden naar een taalmodel gestuurd, dat een antwoord opstelt.
4. Een tweede, afzonderlijk taalmodel controleert dat concept op nauwkeurigheid, privacy, toon en taal — in de taal waarin het antwoord daadwerkelijk wordt verzonden, niet in een Engelse tussenversie.
5. Als die controle en een reeks vaste regels allemaal zijn voldaan, wordt het antwoord automatisch verzonden. Als een van hen niet is voldaan, antwoordt een lid van ons team u persoonlijk.
6. Uw bericht, het concept, het resultaat van de controle en de uitkomst worden geregistreerd, zodat elk antwoord achteraf kan worden verantwoord.

Om een persoon te vragen

Als u vraagt om met een persoon te spreken, of vraagt of u met een geautomatiseerd systeem praat, wordt uw bericht doorgegeven aan een lid van ons team en beantwoordt het geautomatiseerde systeem het niet. U kunt dit op elk moment in het gesprek doen. We zullen u nooit vertellen dat een persoon uw bericht heeft gelezen als dat niet het geval is.

Wat wordt nooit automatisch beantwoord

• Alles wat geld, kosten, terugbetalingen of betalingen betreft
• Elke juridische vraag, elke formele klacht en elk verzoek over uw gegevensbeschermingsrechten
• Elk verzoek over een ander persoon
• Elk verzoek om toegangscodes voor de woning
• Elk bericht waarbij de gegevens die we hebben onvolledig zijn
• Elk bericht van een telefoonnummer dat we niet exact aan één huidige boeking kunnen koppelen
• Elk bericht met een foto of bijlage, omdat de inhoud in de afbeelding zit en we deze niet hebben gelezen
• Elk verzoek om gastregistratie over te slaan of kwijt te schelden, wat we niet kunnen accepteren

Al deze berichten gaan naar een lid van ons team.

Geautomatiseerde besluitvorming

De enige geautomatiseerde beslissing is wat we in een antwoord op uw bericht zeggen. Het is geen beslissing over uw boeking, uw registratie, uw juridische status of iets waar u recht op hebt. Niets wat het geautomatiseerde systeem doet, verandert uw registratiegegevens, uw boeking of iets wat we aan de Spaanse autoriteiten rapporteren. U hebt het recht niet onderworpen te zijn aan een beslissing die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking is gebaseerd, en de hierboven beschreven route naar een persoon bestaat voor dat doel.

Wat het geautomatiseerde systeem niet krijgt

Deze worden in de software zelf achtergehouden, in plaats van door het geautomatiseerde systeem op te dragen erover niet te spreken:

• Toegangscodes voor de woning. Sleutelkast-, alarm- en poortcodes worden helemaal niet voor het geautomatiseerde systeem geplaatst, tenzij iedereen op uw boeking is geregistreerd en uw toegangsgegevens al zijn verzonden of de dag voor uw aankomst worden verzonden.
• Alles wat toebehoort aan een ander gast of een ander boeking.
• De persoonlijke contactgegevens van de eigenaar van de woning.
• Systeemreferenties, SES Hospedajes-aanmeldingen en fiscale gegevens.
• Helemaal niets anders dan wie we zijn, als we uw nummer niet exact aan één huidige boeking kunnen koppelen.

Een verdere controle inspecteert elk uitgaand bericht op deze waarden, in de taal waarin het wordt verzonden, en stopt het bericht als een van deze waarden verschijnt.

Wie verwerkt uw bericht

• Twilio — WhatsApp- en SMS-bezorging. Ziet uw bericht en uw telefoonnummer.
• OpenRouter, routering naar een vaste lijst met benoemde inferentieproviders: momenteel DeepInfra, Fireworks, CoreWeave, Novita, Parasail en Cloudflare. Deze zien uw bericht en de hierboven vermelde registratiegegevens, alleen voor de duur van het verzoek. De lijst is vastgesteld op naam, en promptretentie en modeltraining worden voor elke provider op de lijst geweigerd; providers die prompts behouden, worden uitgesloten. Sommige van deze providers verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte.
• Cloudflare — hosting, de database en het meertalige model dat wordt gebruikt om vergelijkbare eerdere vragen te vinden. Dat model draait op Cloudflare's eigen netwerk.
• SendGrid, Mailjet of Resend — de interne meldingse-mail naar ons team wanneer een bericht een persoon nodig heeft.

Hoelang we het bewaren

• Uw bericht, het concept en het resultaat — worden 180 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd.
• Voorbeeldformuleringen. We bewaren voorbeelden van hoe vragen worden beantwoord, zodat antwoorden consistent blijven. E-mailadressen, telefoonnummers, lange cijferreeksen, documentreferenties en linktokens worden verwijderd voordat er iets wordt opgeslagen, op elk pad waar dit wordt opgeslagen. Antwoorden die het geautomatiseerde systeem zelf heeft opgesteld, worden uitsluitend voor auditdoeleinden bewaard en nooit als voorbeeld gebruikt.
• Registraties van een achtergehouden waarde vermelden het veld en de lengte ervan. Ze bevatten nooit de waarde zelf.
• De registratie van wat aan u is geleverd, wordt bewaard als onderdeel van onze bredere berichtenregistratie — zie sectie 6.

Uw rechten

De rechten die zijn vastgelegd in sectie 9 gelden voor alles op deze pagina, inclusief verwijdering. Verwijdering met betrekking tot een telefoonnummer verwijdert zowel de opgeslagen gegevens als de bijbehorende zoekgegevens. Om een van deze rechten uit te oefenen, of om contact op te nemen met een persoon over iets dat hier wordt beschreven, e-mail [email protected] — dat adres bereikt een persoon, niet het geautomatiseerde systeem.

11. INSTELLINGEN VOOR DO-NOT-TRACK-FUNCTIES

De meeste webbrowsers en sommige mobiele besturingssystemen en mobiele applicaties beschikken over een Do-Not-Track ('DNT')-functie of -instelling die u kunt activeren om aan te geven dat u niet wilt dat gegevens over uw online surfgedrag worden gevolgd en verzameld. Op dit moment is er nog geen uniforme technologienorm vastgesteld voor het herkennen en implementeren van DNT-signalen. Daarom reageren wij momenteel niet op DNT-browsersignalen of enig ander mechanisme dat automatisch uw keuze om niet online gevolgd te worden, communiceert. Mocht er in de toekomst een norm voor online tracking worden aangenomen die wij moeten volgen, dan zullen wij u hierover informeren in een herziene versie van deze privacyverklaring.

12. BRENGEN WE WIJZIGINGEN AAN IN DEZE VERKLARING?

Kort samengevat: Ja, we zullen deze verklaring indien nodig bijwerken om te blijven voldoen aan de relevante wetgeving.

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. De bijgewerkte versie wordt aangegeven met een bijgewerkte 'Herzien op'-datum bovenaan deze privacyverklaring. Als we substantiële wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring, kunnen we u hiervan op de hoogte stellen door een duidelijk zichtbare kennisgeving van deze wijzigingen te plaatsen of door u rechtstreeks een melding te sturen. We raden u aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van hoe wij uw gegevens beschermen.

13. HOE KUNT U ONS CONTACTEREN OVER DEZE VERKLARING?

Als u vragen of opmerkingen heeft over deze verklaring, kunt u contact opnemen met onze Data Protection Officer (DPO) per e-mail op [email protected], telefonisch op 711013086, of per post op:

Villa Check In

Data Protection Officer

Calle Montaña Blanca 27

Yaiza

Playa Blanca, Las Palmas 35580

Spanje

Als u een ingezetene bent van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland, zijn wij de 'verwerkingsverantwoordelijke' van uw persoonlijke gegevens. Wij hebben Mila Cardenas aangesteld als onze vertegenwoordiger in de EER en Zwitserland. U kunt hen rechtstreeks contacteren met betrekking tot onze verwerking van uw gegevens, per e-mail op [email protected], of per post naar:

Calle Montańa Blanca 27

Costa Papagayo, Playa Blanca, Las Palmas 35580

Spain

Als u een ingezetene bent van het Verenigd Koninkrijk, zijn wij de 'verwerkingsverantwoordelijke' van uw persoonlijke gegevens. Wij hebben Villa Check In SL aangesteld als onze vertegenwoordiger in het Verenigd Koninkrijk. U kunt ons rechtstreeks contacteren met betrekking tot onze verwerking van uw gegevens, per e-mail op [email protected], of per post naar:

Villa Check In SL

Calle Montaña Blanca 27

Yaiza

Playa Blanca, Las Palmas 35580

Spain

14. HOE KUNT U DE GEGEVENS DIE WIJ VAN U VERZAMELEN CONTROLEREN, BIJWERKEN OF VERWIJDEREN?

Op basis van de toepasselijke wetten van uw land hebt u mogelijk het recht om toegang te vragen tot de persoonlijke gegevens die wij van u verzamelen, details over hoe wij deze hebben verwerkt, onnauwkeurigheden te corrigeren of uw persoonlijke gegevens te verwijderen. U hebt mogelijk ook het recht om uw toestemming voor onze verwerking van uw persoonlijke gegevens in te trekken. Deze rechten kunnen in bepaalde omstandigheden door toepasselijke wetgeving worden beperkt. Om een verzoek in te dienen om uw persoonlijke gegevens in te zien, bij te werken of te verwijderen, vult u alstublieft een verzoek om gegevenstoegang in en dient u dit in.