Guest-Flow
Snelstartgids
Spring direct naar wat je nodig hebt — of lees alles op volgorde. Het duurt ongeveer 5 minuten.
Aan de slag
Meld je eerst aan bij Guest-Flow
Guest-Flow is je controlecentrum voor gastregistratie en compliance — beschikbaar op het web en als mobiele app. Inloggen duurt seconden en er is niets nieuws in te stellen.
Maak je eerste boeking aan
Voeg een gast toe in minder dan een minuut — eigendom, datums, naam, e-mailadres.
Leun achterover — Wij regelen het verder
Automatische WhatsApp-, SMS- en e-mailherinneringen in de taal van de gast.
Je gast registreert online
Gasten vullen het Spaanse registratieformulier op hun telefoon in.
Controleer alles via je dashboard
Bekijk live boekingen, registratiestatus en indieningen.
Stel je eigendommen in
Voeg eenmaal eigenschappen, toegangscodes en huisregels toe.
Gastverwachtingen
Koninklijk Decreet 933/2021 + klaar om te kopiëren tekst voor je boeking bevestiging.
Verdien meer met pre-arrival-extra's
Vroeg inchecken, laat uitchecken en je eigen add-ons — gasten vragen met één tik.
Zorg ervoor dat elke gast je extra's ziet
Één permanente link die altijd werkt — naast je boeking links, nooit in plaats daarvan.
Maak je eerste boeking aan
Klik op 'Boeking Maken' vanuit uw dashboard. Vul de gegevens van uw gast in — pand, data, naam, telefoonnummer en e-mail. Het duurt minder dan een minuut.
Gebruik de optie Gedeeld Verblijf wanneer een groep gasten op verschillende momenten in dezelfde villa arriveert. Bijvoorbeeld twee vrienden die dezelfde woning huren — één arriveert maandag, de ander woensdag, beiden vertrekken zaterdag. Schakel Gedeeld Verblijf in op de tweede boeking en Guest-Flow zal de data's overlappen zonder de kalender te blokkeren. Elke gast krijgt zijn of haar eigen registratielink, eigen WhatsApp-berichten en eigen ingang in uw nalevingsregisters.
Boeking Maken
Leun achterover — Wij regelen het verder
Zodra uw boeking is opgeslagen, gaat Villa Check In aan het werk. Onze automatiseringsengine neemt contact op met uw gast via WhatsApp, SMS en e-mail — in hun eigen taal — met herinneringen die steeds dringender worden naarmate de aankomstdatum nadert. Geen handmatige vervolgactie nodig.
Boeking aangemaakt
Welkomste-mail
Je gast ontvangt binnen enkele minuten na het aanmaken van de boeking een welkomste-mail met hun boeking gegevens en registratielink.
14 dagen voor aankomst
Eerste e-mailherinnering
Als de gast nog niet is geregistreerd, wordt om 09:00 uur een e-mailherinnering verzonden met hun registratielink. Alleen niet-geregistreerde gasten worden benaderd.
7 dagen voor aankomst
WhatsApp-herinnering + e-mailherinnering
Een vriendelijk WhatsApp-bericht in de taal van de gast met hun persoonlijke registratielink, plus een vervolgend e-mailbericht. Als WhatsApp niet binnen 5 minuten wordt bezorgd, wordt automatisch een SMS verstuurd.
3 dagen voor aankomst
Dringende WhatsApp-herinnering
Een dringender WhatsApp-herinnering voor gasten die nog niet zijn geregistreerd. De toon wordt scherper — alleen niet-geregistreerde gasten worden benaderd.
2 dagen voor aankomst
Laatste e-mailherinnering
Een laatste e-mailherinnering voor niet-geregistreerde gasten. Tussen e-mailherinneringen en WhatsApp-berichten is uw gast op dit moment via meerdere kanalen bereikt.
48 Uur Voor Aankomst — Nog Steeds Niet Geregistreerd
We Bellen Uw Gast Direct
Als een gast 48 uur voor aankomst nog steeds niet op enig bericht reageert, belt ons team hen persoonlijk om ze door de registratie te helpen. Dit is ons veiligheidsnet — we geven niet op totdat uw gast is geregistreerd.
1 Dag Voor Aankomst
Toegangsgegevens Bezorgd
Geregistreerde gasten ontvangen hun gegevens voor toegang tot het pand — incheck-instructies, WiFi-inloggegevens en deurcodes — per e-mail, gevolgd door WhatsApp 30 minuten later. Gasten die nog niet zijn geregistreerd, krijgen een laatste WhatsApp-herinnering en u wordt geïnformeerd.
Gast Voltooit Registratie
Bevestigingse-mail
Zodra alle gasten klaar zijn met registreren, wordt automatisch een bevestigingse-mail verzonden. Als ze vóór de aankomstdag registreren, worden de toegangsgegevens in de wachtrij geplaatst en verzonden om 09:00 uur de dag voor incheck.
Voeg de boeking toe en ontspan. Villa Check In doet het zware werk — van geautomatiseerde berichten via e-mail, WhatsApp en SMS tot een persoonlijk telefoontje indien nodig. Met een succespercentage van 99,99% (dat is 1 problematische boeking per 1.000), garanderen we dat uw gasten elke keer zijn geregistreerd. Punt.
Je gast registreert online
Uw gast klikt op de link en vult hun gegevens in — paspoort- of ID-gegevens voor alle reizigers in de groep. Het is mobiel-vriendelijk en beschikbaar in meerdere talen. Dit is precies wat zij zien:
VILLA SOL
Controleer alles via je dashboard
Bekijk al uw boekingen in één oogopslag. Volg de registratiestatus, aantal gasten en aankomsten. Groen betekent geregistreerd, rood betekent nog wachtend — u weet altijd hoe het staat.
Uw Boekingen
Beheer gastresrvaties.
| Gast | Accommodatie | Datums | Status | Gasten | Geregistreerd |
|---|---|---|---|---|---|
| María García | Villa Luar Playa Blanca | 20/06 → 27/06 | Ingecheckt | 6 / 6 | Geregistreerd |
| James Wilson | Villa Luar Playa Blanca | 28/06 → 05/07 | Bevestigd | 0 / 4 | Sin registrar |
| Sarah Johnson | Villa Luar Playa Blanca | 06/07 → 13/07 | Bevestigd | 3 / 3 | Geregistreerd |
| Klaus Müller | Villa Luar Playa Blanca | 14/07 → 28/07 | Bevestigd | 2 / 5 | Sin registrar |
Stel je eigendommen in
Voeg uw accommodatiegegevens eenmaal toe en Guest-Flow gebruikt ze overal — van gastcommunicatie tot uw nalevingsdocumenten. Foto's, WiFi, incheckcodes, voorzieningen en meer staan hier allemaal.
Foto's
Upload een galerij en stel een omslagfoto in. Deze verschijnen in uw gastkommunicaties.
Locatie
Volledig adres, Google Maps-link en aankomstinstructies — aanklikbaar op elk apparaat.
Faciliteiten
Zwembad, parkeren, airconditioner, huisdiervriendelijk — vink aan wat van toepassing is. Gedeeld met gasten vóór aankomst.
Toegangsinformatie
Sleutelkastcode, poortcode, alarmgegevens en in-/uitchecktijden — allemaal beheerd in Guest-Flow.
WiFi
Netwerknaam, wachtwoord en snelheid. Gasten krijgen een scanbare QR-code om in één tik verbinding te maken.
Huisregels
Stille uren, zwembadregels, uitcheckingstructies — duidelijk en vooraf vóór aankomst.
Gastverwachtingen
Onder Spaanse Koninklijk Besluit 933/2021 moet elke nieuwe boeking direct naar SES Hospedajes — het nationale register van het Ministerie van Binnenlandse Zaken — worden doorgestuurd zodra het wordt ontvangen. Guest-Flow regelt die overdracht automatisch voor u. Maar wij raden u sterk aan uw gasten vooraf in te lichten zodat het registratieverzoek niet plotseling arriveert.
Waarom noemen?
Gasten raken soms in paniek wanneer een onbekende afzender om paspoortgegevens vraagt. Één korte zin in uw boeking bevestigt de wet, markeert het komende e-mail of WhatsApp-bericht en verandert een mogelijke supportvraag in een soepele check-in.
100% GDPR-compliant
Gastgegevens gaan alleen naar de Spaanse autoriteiten via de officiële SES Hospedajes-API. Dit wordt nooit gedeeld met derden, nooit gebruikt voor marketing en alleen bewaard voor de wettelijk vereiste periode.
Voorgestelde tekst voor uw boeking bevestiging
Kopieer het onderstaande blok in uw eigen boeking bevestigingse-mail, WhatsApp-bericht of OTA-sjabloon — bewerk alles wat niet bij uw instellingen past.
Als wettelijke verplichting moeten de paspoortgegevens en andere gegevens van ALLE gasten (inclusief kinderen) bij de autoriteiten in Spanje worden ingediend voordat zij hun intrek nemen in een vakantiewoning. Het proces is precies hetzelfde als de incheckservice bij een hotel. Houd een e-mail, WhatsApp- of sms-bericht van [email protected] in de gaten. Daarin staat een link waarmee u iedereen in uw gezelschap kunt registreren. Deze link kan naar andere gasten worden doorgestuurd om in te vullen. Zodra iedereen is geregistreerd, stuurt Villa Check In u de toegangsgegevens voor de woning de dag voordat u vertrekt. Maak u geen zorgen — Villa Check In voldoet 100% aan alle AVG-wetgeving voor gegevensbescherming en deelt uw gegevens nooit met iemand anders dan de Spaanse autoriteiten.
Verdien meer met pre-arrival-extra's
Zet elke boeking om in een inkomstenmogelijkheid. Early check-in en late check-out zijn ingebouwd, en u kunt uw eigen extras erop toevoegen. Gasten vragen ze aan vóór aankomst en u keurt elke aanvraag goed met één klik — betaling wordt rechtstreeks tussen u en uw gast geregeld.
Vroeg Inchecken
Bied aankomst vóór uw standaard incheckingstijd. U besluit hoe vroeg en wat u in rekening brengt, per eigendom, en Guest-Flow verbergt de optie automatisch wanneer een back-to-back boeking een vroege aankomst onmogelijk maakt.
Laat Uitchecken
Laat gasten na uw standaard uitcheckingstijd blijven. Opnieuw stelt u de tijd en de prijs per eigendom in, en deze wordt automatisch verborgen wanneer de volgende gast dezelfde dag aankomt.
Uw eigen extras — bied alles aan wat u al doet
Vroeg inchecken en laat uitchecken zijn ingebouwd, maar zij zijn slechts het begin. Aangepaste extras zijn add-ons die u zelf voor een eigendom maakt — een welkomstpakket, een schoonmaak halverwege het verblijf, zwembadverwarming, een kinderbed, een boodschappenbezorging, een luchthavenshuttle. U stelt de naam, beschrijving, prijs en valuta in. De extra verschijnt vervolgens op de pagina 'Pre-Arrival Extras' van uw gast en in hun pre-arrival e-mail, en zij vragen deze in één tik aan. U ontvangt een e-mail met knoppen Accepteren en Weigeren, en het verzoek blijft vastgelegd bij de boeking. In tegenstelling tot vroeg inchecken en laat uitchecken hebben uw eigen extras geen datumbeperking — zij worden aangeboden wanneer zij zijn ingeschakeld.
Waarom bieden
- Meer omzet per boeking, zonder extra marketing — u verkoopt aan een gast die al heeft geboekt en naar het bezoek uitkijkt.
- Gasten geven de voorkeur eraan. De meesten zouden liever een pakket, kinderbed of transfer via u regelen dan op zoek gaan naar een lokale leverancier in een taal die zij niet spreken.
- Geen bezorgde berichten op het laatste moment. Verzoeken arriveren op één plek, al gekoppeld aan de boeking, in plaats van verspreid over WhatsApp en e-mail in de week voor aankomst.
- U behoudt de controle. Formulering, prijs en beschikbaarheid zijn per woning ingesteld, zodat een tweekamer appartement en een villa met zes slaapkamers anders kunnen rekenen voor dezelfde service.
- Er staat niets tegenover als u er één opvoert. Er is geen commissie en geen vergoeding — een extra die niemand hoeft op te pikken staat er gewoon.
Hoe u er één instelt
- Open Extras in Guest-Flow en kies de woning op het tabblad Manage.
- Scrol naar Your own extras en tik op Add extra.
- Vul de Name en een korte Description in. Dit is precies wat uw gast leest, dus wees specifiek over wat hij krijgt en wanneer hij het krijgt.
- Stel de Price en Currency in (€, £ of $). Laat de prijs op 0 staan om iets gratis aan te bieden — gasten vragen het toch aan, dus u weet dat ze het willen. Laat Type op Other staan tenzij het echt een vroege incheck of late uitcheck is.
- Gebruik Apply to als u dezelfde extra op meerdere woningen tegelijk wilt toepassen. Elke woning houdt zijn eigen kopie, zodat u er één opnieuw kunt prijzen zonder de anderen aan te raken.
- Opslaan. Een nieuwe extra wordt gecreëerd met de stand uitgeschakeld — niets bereikt uw gasten terwijl u het nog aan het formuleren bent.
- Wanneer u eraan toe bent, zet u Show to guests aan. Het gaat live voor elke gast van die woning en u kunt het op elk moment uitschakelen, bewerken of verwijderen.
- Verzoeken arriveren op het tabblad Requests en per e-mail — Accept of Reject met één klik.
Zorg ervoor dat elke gast je extra's ziet
Extras worden aan een gast pas aangeboden nadat hij of zij de registratie heeft voltooid, en ze worden alleen per e-mail bezorgd — nooit via WhatsApp of sms. Dat is opzettelijk: de pagina Pre-Arrival Extras toont prijzen en verwerkt verzoeken, dus die hoort op een kanaal dat details kan overbrengen, verzonden naar een gast die we al hebben geverifieerd.
Er is een belangrijk domino-effect waar je van moet weten. Als een gast zich registreert, maar die e-mail bereikt hen nooit — een verkeerd getypte adres, een gemaskeerd OTA-alias, een te agressief spamfilter — blijven zij perfect compliant, maar zien jouw extras nooit. De vaste link sluit die kloof.
Één URL die nooit verandert
checkin.villacheckin.com is één permanent webadres. Het verloopt niet, is niet gekoppeld aan een boeking en hoeft nooit opnieuw gegenereerd te worden. Zet het in je boekingbevestiging, je OTA-berichtsjabloon, je huishandleiding of je welkomstbord en volgende seizoen is het nog steeds correct.
Het werkt naast je boekinglinks, niet in plaats daarvan
Er verandert niets aan hoe Guest-Flow al werkt. Je gasten ontvangen hun unieke per-boeking registratielinks via e-mail, WhatsApp en SMS nog steeds precies zoals voorheen. De vaste link is simpelweg een tweede deur naar hetzelfde systeem — welke deur de gast ook gebruikt, ze belanden op dezelfde plek en de registratie wordt identiek geregistreerd.
Hoe jouw gast het gebruikt
Er is geen boekingreferentie om naar op zoek gaan. De gast opent de link en voert hun achternaam en aankomstdatum in. Guest-Flow herkent hen aan de juiste boeking, begeleidt hen door de registratie en toont dan jouw extras — dezelfde pagina die zij zouden hebben bereikt via een e-maillink.
Niets om in te schakelen
De vaste link is al live voor elk property en elke gast. Er is geen instelling om in te schakelen en geen verzoek nodig. Booking.com-gasten worden automatisch ernaar geleid, omdat Booking.com niet-goedgekeurde links uit gastberichten verwijdert — maar elke gast, van elk kanaal, kan het gebruiken.
Klaar om aan de slag te gaan?
Neem contact met ons team op en we richten je property dezelfde dag in Guest-Flow in.