Si vous louez votre propriété de vacances en Espagne via Airbnb ou Booking.com, vous pourriez supposer que la plateforme gère l'enregistrement des clients. Ce n'est pas le cas.
Le décret royal 933/2021 rend les propriétaires de locations de vacances — et non les plateformes — légalement responsables de la soumission des données d'identité des clients à SES Hospedajes. Comprendre cette distinction, c'est la différence entre la conformité et une amende pouvant atteindre 30 000 €.
Ce qu'Airbnb et Booking.com font réellement
Airbnb et Booking.com collectent des informations auprès des clients lors du processus de réservation. Airbnb peut demander aux clients de fournir une pièce d'identité pour son propre programme de vérification d'identité. Booking.com collecte les données de passeport pour certains types de propriétés dans le cadre de sa fonctionnalité « Traveller ID Collection » dans certains pays.
Aucun de ces systèmes n'est SES Hospedajes. Aucune plateforme ne soumet de données au ministère de l'Intérieur espagnol en votre nom.
Ce que les plateformes font :
- Collectent les informations de réservation et les documents d'identité pour leurs propres systèmes
- Vous fournissent les coordonnées des clients avant l'arrivée
- Peuvent collecter des documents d'identité dans certains marchés pour leurs propres besoins de conformité
Ce que les plateformes ne font pas :
- Soumettre les données au système SES Hospedajes espagnol
- Déposer des rapports auprès du Ministerio del Interior en vertu du décret royal 933/2021
- Assurer votre conformité avec la loi espagnole sur les locations de vacances
La loi est claire : le propriétaire est responsable
Le décret royal 933/2021 — en vigueur depuis décembre 2024 — place l'obligation de conformité directement sur la « personne responsable », définie comme le propriétaire ou l'exploitant de l'établissement touristique. Cela ne change pas parce que vous êtes inscrit sur une plateforme.
Pour chaque client de plus de 14 ans, vous devez :
- Collecter son nom complet, sa nationalité, le type de document, le numéro de document et sa date de naissance
- Soumettre ces données à SES Hospedajes dans les 24 heures suivant son arrivée à la propriété
- Conserver un enregistrement de chaque soumission pendant trois ans
Manquer la fenêtre de 24 heures — même de quelques heures — constitue une violation. Les données doivent être soumises dans la fenêtre, pas seulement collectées au cours de celle-ci.
Le problème de la fenêtre de 24 heures pour les hôtes Airbnb
SES Hospedajes exige la soumission dans les 24 heures suivant l'arrivée physique du client. Pour les propriétés avec auto-accès — ce qui concerne la plupart des annonces Airbnb — cela crée un défi pratique : le client arrive sans hôte présent, souvent à une heure imprévisible, et vous ne savez peut-être pas exactement quand commence le compte à rebours de 24 heures.
Un client qui s'enregistre à 23h signifie que la fenêtre se ferme à 23h le jour suivant. Si un client arrive et que vous n'avez pas encore collecté son document d'identité, il n'y a pas de période de grâce. La réglementation ne prévoit pas de dispositions pour les arrivées tardives, les enregistrements anticipés ou les hôtes qui sont dans un fuseau horaire différent.
Les outils de messagerie d'Airbnb et les instructions d'enregistrement automatisé ne sont d'aucune façon connectés à SES Hospedajes. Envoyer un message avant l'arrivée demandant une photo de passeport est une solution de contournement courante — mais cela vous rend dépendant de la coopération du client, et cela vous oblige toujours à soumettre manuellement ces données au portail gouvernemental.
Que se passe-t-il si vous comptez sur la plateforme ?
De nombreux propriétaires de locations de vacances espagnols l'ont découvert de manière difficile à la fin de 2024 et au début de 2025, lorsque l'application de la loi par la Guardia Civil et les autorités locales a commencé sérieusement. Les hypothèses incorrectes courantes incluent :
« Airbnb a vérifié l'identité de mon client, donc je suis conforme. » La vérification d'identité d'Airbnb n'est pas SES Hospedajes. Les deux systèmes sont complètement séparés.
« J'ai la collecte Traveller ID de Booking.com activée. » La collecte de données de voyageur de Booking.com répond aux propres exigences de Booking.com. Elle n'est pas intégrée au portail SES Hospedajes espagnol et ne remplit pas le décret royal 933/2021.
« La plateforme détient le contrat de réservation, donc la plateforme est responsable. » La réglementation n'est pas d'accord. Vous êtes l'exploitant de l'hébergement. L'obligation est vôtre.
Les amendes en vertu du décret royal 933/2021 vont de 600 € pour les violations mineures à 30 000 € pour la non-conformité grave ou répétée. Un modèle de soumissions manquées — qui peut être identifié lors d'une inspection de vos enregistrements de soumission — est traité comme une violation grave.
Comment Villa Check In gère SES Hospedajes pour les hôtes OTA
Villa Check In travaille avec les hôtes Airbnb et Booking.com en Espagne. Notre processus est construit autour de la façon dont les locations avec auto-accès fonctionnent réellement :
- Nous vous fournissons un lien d'enregistrement destiné aux clients que vous pouvez inclure dans vos instructions d'enregistrement Airbnb ou Booking.com
- Les clients remplissent un formulaire simple et adapté aux mobiles — dans n'importe quelle langue — avant ou à l'arrivée
- Notre équipe examine chaque soumission pour détecter les erreurs avant de l'envoyer à SES Hospedajes
- Vous recevez une confirmation que la soumission est complète, ainsi qu'un enregistrement horodaté pour votre documentation de conformité
Vous n'avez pas besoin de relancer les clients individuels pour les documents, de naviguer manuellement dans le portail gouvernemental ou de vous soucier de savoir si la soumission est arrivée à temps.
Rendre la conformité compatible avec votre flux de travail OTA
Que vous gériez directement vos annonces Airbnb ou Booking.com ou que vous utilisiez un gestionnaire immobilier local, l'obligation SES Hospedajes s'applique. Le chemin le plus simple vers la conformité pour les hôtes OTA comprend trois éléments :
- Inclure un lien d'enregistrement dans chaque message d'enregistrement ou communication automatisée avant l'arrivée
- Utiliser un service géré qui gère la soumission et la vérification des erreurs en votre nom
- Conserver des enregistrements de chaque soumission pendant la période requise de trois ans
Villa Check In gère ces trois éléments. Si vous souhaitez discuter de la façon dont nous pouvons nous intégrer à votre flux de travail Airbnb ou Booking.com existant, postulez pour notre service ici.