Se affitti la tua proprietà vacanziera spagnola tramite Airbnb o Booking.com, potresti pensare che la piattaforma gestisca la registrazione degli ospiti. Non è così.
Il Regio Decreto 933/2021 rende i proprietari di case vacanze — non le piattaforme — legalmente responsabili dell'invio dei dati di identificazione degli ospiti a SES Hospedajes. Comprendere questa distinzione è la differenza tra la conformità e una multa fino a €30.000.
Cosa fanno effettivamente Airbnb e Booking.com
Sia Airbnb che Booking.com raccolgono informazioni dagli ospiti durante il processo di prenotazione. Airbnb potrebbe chiedere ai visitatori di fornire un documento di identità per il suo programma di verifica dell'identità. Booking.com raccoglie i dati del passaporto per alcuni tipi di proprietà secondo la funzione "Traveller ID Collection" in alcuni Paesi.
Nessuno di questi sistemi è SES Hospedajes. Nessuna piattaforma invia i dati al Ministero dell'Interno spagnolo per conto tuo.
Cosa fanno le piattaforme:
- Raccolgono informazioni sulle prenotazioni e documenti di identità per i loro sistemi
- Ti forniscono i dettagli di contatto degli ospiti prima dell'arrivo
- Possono raccogliere documenti di identità in alcuni mercati per i loro scopi di conformità
Cosa non fanno le piattaforme:
- Inviano dati al sistema SES Hospedajes della Spagna
- Presentano rapporti al Ministerio del Interior secondo il Regio Decreto 933/2021
- Assicurano la tua conformità alla legge spagnola sugli affitti di case vacanze
La legge è chiara: la responsabilità è del proprietario
Il Regio Decreto 933/2021 — in vigore dal dicembre 2024 — pone l'obbligo di conformità interamente sulla "parte responsabile", definita come il proprietario o l'operatore dell'alloggio turistico. Questo non cambia solo perché inserisci l'annuncio su una piattaforma.
Per ogni ospite di età superiore ai 14 anni, devi:
- Raccogliere il nome completo, la nazionalità, il tipo di documento, il numero del documento e la data di nascita
- Inviare questi dati a SES Hospedajes entro 24 ore dall'arrivo presso la proprietà
- Conservare un record di ogni invio per tre anni
Perdere la finestra di 24 ore — anche di poche ore — costituisce una violazione. I dati devono essere inviati entro la finestra, non semplicemente raccolti entro di essa.
Il problema della finestra di 24 ore per gli host di Airbnb
SES Hospedajes richiede l'invio entro 24 ore dall'arrivo fisico dell'ospite. Per le proprietà con auto check-in — che è la maggior parte degli annunci Airbnb — questo crea una sfida pratica: l'ospite arriva senza un host presente, spesso in un momento imprevedibile, e potresti non sapere quando esattamente inizia il conto alla rovescia di 24 ore.
Un ospite che effettua il check-in alle 23:00 significa che la finestra si chiude alle 23:00 il giorno successivo. Se un ospite arriva e non hai ancora raccolto il suo documento di identità, non c'è periodo di tolleranza. Il regolamento non prevede eccezioni per arrivi tardivi, check-in anticipati o host in un diverso fuso orario.
I sistemi di messaggistica di Airbnb e le istruzioni di check-in automatizzato non sono collegati a SES Hospedajes in alcun modo. Inviare un messaggio pre-arrivo chiedendo una foto del passaporto è un workaround comune — ma ti lascia dipendente dalla collaborazione dell'ospite, e richiede comunque di inviare manualmente i dati al portale governativo.
Cosa succede se fai affidamento sulla piattaforma?
Molti proprietari spagnoli di case vacanze lo hanno scoperto a loro spese nel tardo 2024 e all'inizio del 2025, quando l'applicazione da parte della Guardia Civil e delle autorità locali ha iniziato con serietà. Gli errori comuni includono:
"Airbnb ha verificato il documento di identità del mio ospite quindi sono conforme." La verifica dell'identità di Airbnb non è SES Hospedajes. I due sistemi sono completamente separati.
"Ho abilitato la raccolta dell'ID del viaggiatore su Booking.com." La raccolta dei dati dei viaggiatori di Booking.com serve i propri requisiti. Non è integrata con il portale SES Hospedajes della Spagna e non adempie al Regio Decreto 933/2021.
"La piattaforma gestisce il contratto di prenotazione, quindi la piattaforma è responsabile." Il regolamento non è d'accordo. Sei l'operatore dell'alloggio. L'obbligo è tuo.
Le multe secondo il Regio Decreto 933/2021 vanno da €600 per violazioni minori a €30.000 per non conformità grave o ripetuta. Un modello di invii mancanti — che può essere identificato durante un'ispezione dei tuoi record di invio — è trattato come una violazione grave.
Come Villa Check In gestisce SES Hospedajes per gli host delle OTA
Villa Check In lavora con host di Airbnb e Booking.com in tutta la Spagna. Il nostro processo è costruito attorno a come funzionano effettivamente gli affitti con auto check-in:
- Forniamo un link di registrazione rivolto agli ospiti che puoi includere nelle istruzioni di check-in di Airbnb o Booking.com
- Gli ospiti completano un modulo semplice e mobile-friendly — in qualsiasi lingua — prima o all'arrivo
- Il nostro team esamina ogni invio per errori prima di inviarlo a SES Hospedajes
- Ricevi una conferma che l'invio è completo, insieme a un record con timestamp per la documentazione di conformità
Non devi rincorrere singoli ospiti per i documenti, navigare manualmente il portale governativo, o preoccuparti se l'invio è arrivato in tempo.
Rendere la conformità compatibile con il tuo flusso di lavoro OTA
Che gestisci i tuoi annunci Airbnb o Booking.com direttamente, o utilizzi un property manager locale, l'obbligo SES Hospedajes si applica. Il percorso più semplice verso la conformità per gli host delle OTA implica tre elementi:
- Includi un link di registrazione in ogni messaggio di check-in o comunicazione pre-arrivo automatizzata
- Utilizza un servizio gestito che gestisce l'invio e la verifica degli errori per conto tuo
- Conserva i record di ogni invio per il periodo di tre anni richiesto
Villa Check In gestisce tutti e tre. Se vuoi discutere di come possiamo integrarci nel tuo flusso di lavoro Airbnb o Booking.com esistente, presenta una richiesta per il nostro servizio qui.