Guest-Flow
Schnellstart-Anleitung
Springen Sie direkt zu dem, was Sie brauchen – oder lesen Sie alles der Reihe nach. Das Ganze dauert etwa 5 Minuten.
Erste Schritte
Melden Sie sich zunächst bei Guest-Flow an
Guest-Flow ist Ihre Steuerzentrale für die Gästeregistrierung und Compliance – verfügbar im Web und als mobile App. Der Zugang dauert nur Sekunden, und es muss nichts Neues eingerichtet werden.
Erstellen Sie Ihre erste Buchung
Fügen Sie in unter einer Minute einen Gast hinzu – Unterkunft, Daten, Name, E-Mail.
Lehnen Sie sich zurück – wir übernehmen den Rest
Automatisierte WhatsApp-, SMS- und E-Mail-Erinnerungen in der Sprache des Gastes.
Ihr Gast registriert sich online
Gäste füllen das spanische Registrierungsformular auf ihrem Handy aus.
Behalten Sie alles über Ihr Dashboard im Blick
Sehen Sie live Buchungen, Registrierungsstatus und eingereichte Daten.
Richten Sie Ihre Unterkünfte ein
Fügen Sie einmalig Unterkunftsdetails, Zugangscodes und Hausregeln hinzu.
Hinweise für Gäste
Königliches Dekret 933/2021 + fertiger Text für Ihre Buchungsbestätigung.
Mehr verdienen mit Extras vor der Anreise
Früher Check-in, später Check-out und eigene Zusatzleistungen – Gäste fragen mit einem Fingertipp an.
Stellen Sie sicher, dass jeder Gast Ihre Extras sieht
Ein dauerhafter Link, der immer funktioniert – zusätzlich zu Ihren Buchungslinks, nicht anstelle davon.
Erstellen Sie Ihre erste Buchung
Klicken Sie in Ihrem Dashboard auf „Buchung erstellen“. Geben Sie die Daten Ihres Gastes ein – Unterkunft, Reisedaten, Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Das dauert weniger als eine Minute.
Nutzen Sie die Option Shared Stay, wenn eine Gruppe von Gästen zu unterschiedlichen Zeiten in derselben Villa ankommt. Beispiel: zwei Freunde mieten dasselbe Objekt — einer kommt Montag an, der andere Mittwoch, beide reisen Samstag ab. Aktivieren Sie Shared Stay bei der zweiten Buchung, und Guest-Flow erlaubt die überlappenden Termine, ohne den Kalender zu blockieren. Jeder Gast erhält seinen eigenen Registrierungslink, seine eigenen WhatsApp-Nachrichten und seinen eigenen Eintrag in Ihren Compliance-Unterlagen.
Buchung erstellen
Lehnen Sie sich zurück – wir übernehmen den Rest
Sobald Ihre Buchung gespeichert ist, übernimmt Villa Check In. Unser Automatisierungsmotor kontaktiert Ihren Gast per WhatsApp, SMS und E-Mail — in seiner Sprache — mit Erinnerungen, die immer dringender werden, je näher das Ankunftsdatum rückt. Keine manuelle Nachverfolgung nötig.
Buchung erstellt
Willkommens-E-Mail
Ihr Gast erhält innerhalb weniger Minuten nach Erstellung der Buchung eine Willkommens-E-Mail mit den Buchungsdetails und dem Registrierungslink.
14 Tage vor Anreise
Erste E-Mail-Erinnerung
Falls sich der Gast noch nicht registriert hat, wird um 09:00 Uhr eine E-Mail-Erinnerung mit dem Registrierungslink gesendet. Es werden nur nicht registrierte Gäste kontaktiert.
7 Tage vor Anreise
WhatsApp-Erinnerung + E-Mail-Erinnerung
Eine freundliche WhatsApp-Nachricht in der Sprache des Gastes mit seinem persönlichen Registrierungslink, plus eine zusätzliche Erinnerungs-E-Mail. Wird die WhatsApp-Nachricht nicht innerhalb von 5 Minuten zugestellt, wird automatisch eine SMS gesendet.
3 Tage vor Anreise
Dringende WhatsApp-Erinnerung
Eine dringlichere WhatsApp-Erinnerung für Gäste, die sich noch nicht registriert haben. Der Ton verschärft sich – kontaktiert werden nur noch nicht registrierte Gäste.
2 Tage vor Anreise
Letzte E-Mail-Erinnerung
Eine letzte E-Mail-Erinnerung für nicht registrierte Gäste. Zwischen E-Mail-Nachfassern und WhatsApp-Erinnerungen wurde Ihr Gast bis zu diesem Zeitpunkt über mehrere Kanäle kontaktiert.
48 Stunden vor Anreise — immer noch nicht registriert
Wir rufen Ihren Gast direkt an
Reagiert ein Gast 48 Stunden vor Anreise immer noch auf keine einzige Nachricht, ruft unser Team ihn persönlich an, um ihn durch die Registrierung zu führen. Das ist das menschliche Sicherheitsnetz – wir geben nicht auf, bis Ihr Gast registriert ist.
1 Tag vor Anreise
Zugangsdaten werden übermittelt
Registrierte Gäste erhalten ihre Zugangsdaten zur Unterkunft – Check-in-Anweisungen, WLAN-Zugangsdaten und Türcodes – per E-Mail, gefolgt von WhatsApp 30 Minuten später. Jeder noch nicht registrierte Gast erhält einen letzten WhatsApp-Hinweis, und Sie werden benachrichtigt.
Gast schließt Registrierung ab
Bestätigungs-E-Mail
Sobald alle Gäste die Registrierung abgeschlossen haben, wird automatisch eine Bestätigungs-E-Mail versendet. Registrieren sie sich vor dem Anreisetag, werden die Zugangsdaten vorgemerkt und um 09:00 Uhr am Tag vor dem Check-in versendet.
Buchung hinzufügen und entspannen. Villa Check In übernimmt die Hauptarbeit – von automatisierten Nachrichten per E-Mail, WhatsApp und SMS bis hin zu einem persönlichen Telefonanruf, falls nötig. Mit einer Erfolgsquote von 99,99 % (das ist 1 problematische Buchung von 1.000) garantieren wir, dass Ihre Gäste jedes Mal registriert sind. Punkt.
Ihr Gast registriert sich online
Ihr Gast klickt auf den Link und gibt seine Daten ein — Pass- oder Ausweisdaten für alle Reisenden in der Gruppe. Die Seite ist mobilfreundlich und in mehreren Sprachen verfügbar. Das sieht der Gast genau so:
VILLA SOL
Behalten Sie alles über Ihr Dashboard im Blick
Sehen Sie alle Ihre Buchungen auf einen Blick. Verfolgen Sie den Registrierungsstatus, Gastzahlen und anstehende Ankünfte. Grün bedeutet registriert, rot bedeutet noch ausstehend — Sie wissen immer, wie der Stand ist.
Ihre Buchungen
Verwalten Sie Gastbuchungen.
| Gast | Objekt | Termine | Status | Gäste | Registriert |
|---|---|---|---|---|---|
| María García | Villa Luar Playa Blanca | 20/06 → 27/06 | Eingecheckt | 6 / 6 | Registriert |
| James Wilson | Villa Luar Playa Blanca | 28/06 → 05/07 | Bestätigt | 0 / 4 | Sin registrar |
| Sarah Johnson | Villa Luar Playa Blanca | 06/07 → 13/07 | Bestätigt | 3 / 3 | Registriert |
| Klaus Müller | Villa Luar Playa Blanca | 14/07 → 28/07 | Bestätigt | 2 / 5 | Sin registrar |
Richten Sie Ihre Unterkünfte ein
Geben Sie Ihre Objektdetails einmal ein und Guest-Flow nutzt sie überall — von Gastkommunikation bis zu Ihren Compliance-Unterlagen. Fotos, WLAN, Check-in-Codes, Ausstattung und vieles mehr gehören hier hin.
Fotos
Laden Sie eine Fotogalerie hoch und wählen Sie ein Coverbild. Diese werden in Ihrer Gastkommunikation angezeigt.
Standort
Vollständige Adresse, Google Maps-Link und Anfahrtsbeschreibung – auf jedem Gerät abrufbar.
Ausstattung
Pool, Parkplatz, Klimaanlage, haustierfreundlich – kreuzen Sie das Zutreffende an. Wird mit den Gästen vor der Ankunft geteilt.
Zugangsinformationen
Schlüsselboxcode, Torcode, Alarmdetails und Ein- und Auscheckszeiten – alles wird in Guest-Flow verwaltet.
WiFi
Netzwerkname, Passwort und Geschwindigkeit. Die Gäste erhalten einen scanbaren QR-Code zum einmaligen Verbinden.
Hausregeln
Ruhezeiten, Poolregeln, Auscheckanweisungen – klar und transparent vor der Ankunft.
Hinweise für Gäste
Nach Spaniens Royal Decree 933/2021 muss jede neue Buchung an SES Hospedajes — das nationale Register des Innenministeriums — übermittelt werden, sobald sie eingegangen ist. Guest-Flow übernimmt diese Übermittlung automatisch für Sie. Aber wir empfehlen dringend, Ihren Gästen Bescheid zu geben, damit die Registrierungsanfrage nicht aus heiterem Himmel kommt.
Warum erwähnen?
Gäste geraten manchmal in Panik, wenn eine unbekannte Person nach Passdaten fragt. Eine kurze Zeile in Ihrer Buchungsbestätigung erklärt die rechtliche Grundlage, weist auf die bevorstehende E-Mail oder WhatsApp hin und verwandelt eine potenzielle Supportanfrage in einen reibungslosen Check-in.
100 % DSGVO-konform
Gastdaten werden nur über die offizielle SES Hospedajes-API an die spanischen Behörden übermittelt. Sie werden niemals an Dritte weitergegeben, nicht für Marketing verwendet und nur für den gesetzlich erforderlichen Zeitraum gespeichert.
Vorschlag für Ihren Bestätigungstext
Kopieren Sie den Block unten in Ihre eigene Buchungsbestätigung, WhatsApp-Nachricht oder OTA-Vorlage — bearbeiten Sie alles, das nicht zu Ihrem Setup passt.
Gemäß gesetzlicher Vorschrift müssen die Reisepässe und sonstigen Daten ALLER Gäste (einschließlich Kinder) vor Antritt des Aufenthalts in einem Ferienmietangebot den spanischen Behörden gemeldet werden. Der Vorgang entspricht dem Check-in-Service in einem Hotel. Bitte achten Sie auf eine E-Mail, WhatsApp-Nachricht oder SMS von [email protected]. Diese stellt einen Link bereit, über den Sie alle Personen in Ihrer Gruppe registrieren können. Dieser Link kann an andere Gäste weitergeleitet werden. Sobald alle registriert sind, sendet Ihnen Villa Check In einen Tag vor Ihrer Anreise die Zugangsdaten für die Unterkunft. Keine Sorge — Villa Check In ist vollständig DSGVO-konform und gibt Ihre Daten niemals an Dritte außer den spanischen Behörden weiter.
Mehr verdienen mit Extras vor der Anreise
Verwandeln Sie jede Buchung in eine Umsatzchance. Frühes Check-in und spätes Check-out sind bereits enthalten, und Sie können weitere Extras hinzufügen. Gäste fordern diese vor ihrer Ankunft an und Sie genehmigen jeden einzelnen mit einem Klick — die Zahlung regeln Sie direkt mit Ihrem Gast.
Frühzeitiger Check-in
Ermöglichen Sie eine Ankunft vor Ihrer Standard-Check-in-Zeit. Sie entscheiden, wie früh und was Sie berechnen — für jede Immobilie einzeln – und Guest-Flow blendet die Option automatisch aus, wenn eine aufeinander folgende Buchung eine frühe Ankunft unmöglich macht.
Spätes Auschecken
Ermöglichen Sie Gästen, über Ihre Standard-Check-out-Zeit hinaus zu bleiben. Auch hier legen Sie die Zeit und den Preis pro Immobilie fest, und das wird automatisch ausgeblendet, falls der nächste Gast am gleichen Tag ankommt.
Ihre eigenen Zusatzleistungen — bieten Sie an, was Sie ohnehin tun
Frühzeitiger Check-in und spätes Auschecken sind bereits integriert, aber das ist nur der Anfang. Individuelle Zusatzleistungen sind Add-ons, die Sie selbst für eine Immobilie erstellen – ein Willkommenspaket, eine Zusatzreinigung, Poolheizung, ein Kinderbett, ein Lebensmitteleinkauf, ein Flughafentransfer. Sie bestimmen den Namen, die Beschreibung, den Preis und die Währung. Die Zusatzleistung erscheint dann auf der Pre-Arrival Extras-Seite Ihres Gastes und in seiner Ankunftsmail, und der Gast kann sie mit einem Tap anfordern. Sie erhalten eine E-Mail mit Buttons zum Annehmen oder Ablehnen, und die Anfrage bleibt mit der Buchung gespeichert. Im Gegensatz zu frühzeitigem Check-in und spätem Auschecken haben Ihre individuellen Zusatzleistungen keine Datumsbeschränkung – sie werden immer angeboten, wenn sie aktiviert sind.
Warum sollten Sie sie anbieten
- Mehr Umsatz pro Buchung, ohne zusätzliches Marketing – Sie verkaufen an einen Gast, der bereits gebucht hat und sich auf die Reise freut.
- Gäste ziehen es vor. Die meisten organisieren lieber ein Willkommenspaket, ein Kinderbett oder einen Transfer über Sie, als sich selbst nach einem lokalen Anbieter in einer Sprache zu suchen, die sie nicht sprechen.
- Keine Last-Minute-Nachrichten. Anfragen landen an einem Ort, bereits mit der Buchung verknüpft, statt verstreut über WhatsApp und E-Mail in der Woche vor Ankunft.
- Sie behalten die Kontrolle. Wortlaut, Preis und Verfügbarkeit werden pro Immobilie festgelegt, damit ein Zweibett-Apartment und eine Sechsbett-Villa unterschiedliche Preise für dieselbe Leistung berechnen können.
- Eine Zusatzleistung kostet Sie nichts. Es gibt keine Provision und keine Gebühr – eine Zusatzleistung, die niemand in Anspruch nimmt, kostet einfach gar nichts.
So richten Sie eine ein
- Öffnen Sie Extras in Guest-Flow und wählen Sie auf dem Tab Verwalten die Immobilie aus.
- Scrollen Sie zu Ihre eigenen Extras und tippen Sie auf Extra hinzufügen.
- Füllen Sie Name und eine kurze Beschreibung aus. Das ist genau das, was Ihre Gäste lesen, daher seien Sie spezifisch, was sie bekommen und wann sie es bekommen.
- Legen Sie den Preis und die Währung (€, £ oder $) fest. Lassen Sie den Preis auf 0, um etwas kostenlos anzubieten – Gäste fragen es trotzdem an, sodass Sie wissen, dass sie es möchten. Lassen Sie Typ als Sonstiges, es sei denn, es handelt sich wirklich um einen frühen Check-in oder einen späten Check-out.
- Verwenden Sie Anwenden auf, wenn Sie dasselbe Extra auf mehrere Objekte gleichzeitig anwenden möchten. Jedes Objekt behält seine eigene Kopie, sodass Sie eines neu bewerten können, ohne die anderen zu beeinflussen.
- Speichern. Ein neues Extra wird ausgeschaltet erstellt – nichts erreicht Ihre Gäste, während Sie es noch formulieren.
- Wenn Sie damit zufrieden sind, aktivieren Sie Den Gästen anzeigen. Es wird sofort für jeden Gast dieses Objekts live geschaltet, und Sie können es jederzeit ausschalten, bearbeiten oder löschen.
- Anfragen kommen in den Anfragen-Tab und per E-Mail – Akzeptieren oder Ablehnen mit einem Klick.
Stellen Sie sicher, dass jeder Gast Ihre Extras sieht
Extras werden Gästen nur angeboten, nachdem sie ihre Registrierung abgeschlossen haben, und werden nur per E-Mail zugestellt – niemals per WhatsApp oder SMS. Das ist beabsichtigt: Die Seite mit den Extras vor Ankunft zeigt Preise und nimmt Anfragen auf, daher gehört sie auf einen Kanal, der Details tragen kann und an einen Gast gesendet wird, den wir bereits verifiziert haben.
Es gibt einen Nebeneffekt, den man kennen sollte. Wenn ein Gast sich registriert, aber diese E-Mail ihn nie erreicht – eine falsch eingegebene Adresse, einen von OTA maskierten Alias, einen übereilfrigen Spam-Filter – bleibt er vollständig konform, sieht aber Ihre Extras niemals. Der feste Link schließt diese Lücke.
Eine URL, die sich nie ändert
checkin.villacheckin.com ist eine einzige, permanente Webadresse. Sie läuft nicht ab, ist nicht an eine Buchung gebunden und muss nie neu generiert werden. Geben Sie sie in Ihrer Buchungsbestätigung, Ihrer OTA-Nachrichtenvorlage, Ihrem Haushandbuch oder Ihrem Willkommensschild an – und sie wird nächste Saison immer noch korrekt sein.
Sie läuft neben Ihren Buchungslinks, nicht statt ihrer
Es ändert sich nichts an der Art und Weise, wie Guest-Flow bereits funktioniert. Ihre Gäste erhalten ihre eindeutigen, buchungsspezifischen Registrierungslinks weiterhin per E-Mail, WhatsApp und SMS genau wie bisher. Der feste Link ist einfach eine zweite Tür in das gleiche System – egal welche Tür der Gast nutzt, er landet am gleichen Ort und die Registrierung wird identisch erfasst.
So nutzt Ihr Gast ihn
Es gibt keine Buchungsreferenz zum Suchen. Der Gast öffnet den Link und gibt seinen Nachnamen und sein Ankunftsdatum ein. Guest-Flow ordnet ihn der richtigen Buchung zu, führt ihn durch die Registrierung und zeigt ihm dann Ihre Zusatzleistungen – die gleiche Seite, die er auch über einen per E-Mail versendeten Link erreicht hätte.
Nichts zum Aktivieren
Der feste Link ist bereits für jede Unterkunft und jeden Gast live. Es gibt keine Einstellung zum Aktivieren und keine Anfrage zu stellen. Booking.com-Gäste werden automatisch darauf geleitet, denn Booking.com entfernt unapproved Links aus Gästenachrichten – aber jeden Gast, aus jedem Kanal, kann ihn nutzen.
Bereit zum Starten?
Kontaktieren Sie unser Team und wir richten Ihre Unterkunft noch am gleichen Tag in Guest-Flow ein.