Guest-Flow
Schnellstartanleitung
Springen Sie direkt zu dem, was Sie brauchen — oder lesen Sie der Reihe nach durch. Das Ganze dauert etwa 5 Minuten.
Erstellen Sie Ihre erste Buchung
Fügen Sie einen Gast in weniger als einer Minute hinzu — Unterkunft, Daten, Name, E-Mail.
Lehnen Sie sich zurück — wir kümmern uns um den Rest
Automatisierte WhatsApp-, SMS- und E-Mail-Erinnerungen in der Sprache des Gastes.
Ihr Gast registriert sich online
Gäste füllen das spanische Anmeldeformular auf ihrem Telefon aus.
Verfolgen Sie alles von Ihrem Dashboard aus
Sehen Sie Live-Buchungen, Registrierungsstatus und Eingaben.
Richten Sie Ihre Unterkünfte ein
Fügen Sie Unterkunftsdetails, Zugangscodes und Hausregeln einmalig hinzu.
Gästeaspekte
Königliches Dekret 933/2021 + kopierbereit Texte für Ihre Buchungsbestätigung.
Digitaler Gästeführer
Branded Ankunftspaket mit WLAN, Wegbeschreibungen und lokalen Tipps.
Comming SoonVerdienen Sie mehr mit optionalen Extras
Transfers, frühzeitige Ankunft und Extras zum Zeitpunkt der Buchung verkaufen.
Comming SoonErstellen Sie Ihre erste Buchung
Klicken Sie auf „Buchung erstellen" in Ihrem Dashboard. Füllen Sie die Details Ihres Gastes aus — Unterkunft, Daten, Name, Telefon und E-Mail. Das dauert weniger als eine Minute.
Verwenden Sie die Option Geteilter Aufenthalt, wenn eine Gruppe von Gästen zu unterschiedlichen Zeiten für dieselbe Villa ankommt. Zum Beispiel zwei Freunde, die sich dasselbe Anwesen mieten — einer kommt Montag an, der andere Mittwoch, beide reisen Samstag ab. Aktivieren Sie „Geteilter Aufenthalt" für die zweite Buchung und Guest-Flow erlaubt die überlappenden Daten, ohne den Kalender zu blockieren. Jeder Gast erhält seinen eigenen Anmeldelink, eigene WhatsApp-Nachrichten und einen eigenen Eintrag in Ihren Compliance-Unterlagen.
Crear Reserva
Lehnen Sie sich zurück — wir kümmern uns um den Rest
Nachdem Ihre Buchung gespeichert ist, übernimmt Villa Check In. Unser Automationsmodul kontaktiert Ihren Gast per WhatsApp, SMS und E-Mail — in seiner eigenen Sprache — mit Erinnerungen, die progressiv dringender werden, wenn sein Ankunftstermin näher rückt. Kein manuelles Nachverfolgen erforderlich.
Buchung erstellt
Willkommens-E-Mail
Ihr Gast erhält innerhalb weniger Minuten nach der Erstellung der Buchung eine Willkommens-E-Mail mit seinen Buchungsdetails und dem Anmeldelink.
14 Tage vor Ankunft
Erste E-Mail-Erinnerung
Falls sich der Gast noch nicht registriert hat, wird um 09:00 Uhr eine E-Mail-Erinnerung mit seinem Anmeldelink versendet. Es werden nur nicht registrierte Gäste kontaktiert.
7 Tage vor Ankunft
WhatsApp-Erinnerung + E-Mail-Erinnerung
Eine freundliche WhatsApp-Nachricht in der Sprache des Gastes mit seinem persönlichen Anmeldelink, plus eine Folge-E-Mail. Falls WhatsApp nicht innerhalb von 5 Minuten zugestellt wird, wird automatisch eine SMS versendet.
3 Tage vor Ankunft
Dringende WhatsApp-Erinnerung
Eine dringlichere WhatsApp-Erinnerung für Gäste, die sich noch nicht registriert haben. Der Ton wird deutlicher — es werden nur nicht registrierte Gäste kontaktiert.
2 Tage vor Ankunft
Letzte E-Mail-Erinnerung
Eine letzte E-Mail-Erinnerung für nicht registrierte Gäste. Mit E-Mail-Nachfassern und WhatsApp-Erinnerungen wurde Ihr Gast zu diesem Zeitpunkt über mehrere Kanäle kontaktiert.
1 Tag vor Ankunft
Finale WhatsApp + Zugangsdaten
Nicht registrierte Gäste erhalten eine abschließende wichtige WhatsApp. Registrierte Gäste erhalten ihre Unterkunftszugangsdaten — Anweisungen zum Einchecken, WLAN-Zugangsdaten und Türcodes — per E-Mail, gefolgt von WhatsApp 30 Minuten später.
48 Stunden vor Ankunft — immer noch nicht registriert
Wir rufen Ihren Gast direkt an
Falls ein Gast auf alle Nachrichten nicht reagiert oder sich 48 Stunden vor der Ankunft noch nicht registriert hat, ruft unser Team ihn persönlich an und führt ihn durch die Anmeldung. Wir geben nicht auf — wir garantieren, dass Ihr Gast vor der Ankunft registriert ist.
Gast hat Anmeldung abgeschlossen
Bestätigungse-Mail
Sobald alle Gäste die Anmeldung abgeschlossen haben, wird automatisch eine Bestätigungse-Mail versendet. Falls sie vor dem Ankunftstag anmelden, werden Zugangsdaten in die Warteschlange eingereiht und am Tag vor dem Einchecken um 09:00 Uhr versendet.
Fügen Sie die Buchung hinzu und entspannen Sie sich. Villa Check In macht die schwere Arbeit — von automatisierten Nachrichten per E-Mail, WhatsApp und SMS bis hin zu einem persönlichen Telefonanruf, falls nötig. Mit einer Erfolgsquote von 99,99% (das ist 1 Problem pro 1.000 Buchungen) garantieren wir, dass Ihre Gäste jedes Mal registriert sind. Punkt.
Ihr Gast registriert sich online
Ihr Gast klickt auf den Link und füllt seine Details aus — Reisepass- oder Ausweisdaten für alle Reisenden in der Gruppe. Es ist mobilfreundlich und in mehreren Sprachen verfügbar. Hier ist genau das, was sie sehen:
VILLA SOL
Verfolgen Sie alles von Ihrem Dashboard aus
Sehen Sie alle Ihre Buchungen auf einen Blick. Verfolgen Sie den Registrierungsstatus, Gastzahlen und anstehende Ankünfte. Grün bedeutet registriert, Rot bedeutet noch ausstehend — Sie werden immer wissen, wie es aussieht.
Ihre Buchungen
Verwalten Sie Gästerservierungen.
| Huésped | Propiedad | Fechas | Estado | Huéspedes | Registrado |
|---|---|---|---|---|---|
| María García | Villa Luar Playa Blanca | 20/06 → 27/06 | Checked In | 6 / 6 | Registrado |
| James Wilson | Villa Luar Playa Blanca | 28/06 → 05/07 | Confirmado | 0 / 4 | Sin registrar |
| Sarah Johnson | Villa Luar Playa Blanca | 06/07 → 13/07 | Confirmado | 3 / 3 | Registrado |
| Klaus Müller | Villa Luar Playa Blanca | 14/07 → 28/07 | Confirmado | 2 / 5 | Sin registrar |
Richten Sie Ihre Unterkünfte ein
Fügen Sie Ihre Unterkunftsdetails einmalig hinzu und Guest-Flow nutzt sie überall — von Gastkommunikation bis zum digitalen Gästeführer. Fotos, WLAN, Eincheckcodes, Ausstattungen und mehr sind alle hier verfügbar.
Fotos
Laden Sie eine Galerie hoch und wählen Sie ein Titelfoto. Diese erscheinen im Gästeführer und in Kommunikationen.
Standort
Vollständige Adresse, Google Maps Link und Anfahrtswegbeschreibung — anklickbar auf jedem Gerät.
Ausstattungen
Pool, Parkplatz, Klimaanlage, haustierfreundlich — markieren Sie, was zutrifft. Wird im Gästeführer angezeigt.
Zugangsinformationen
Schlüsselbox-Code, Torcode, Alarmsystem-Details und Einchecken/Auschecken-Zeiten — synchronisiert aus dem Villa Check In Portal.
WLAN
Netzwerkname, Passwort und Geschwindigkeit. Gäste erhalten einen scanbaren QR-Code in ihrem Führer.
Hausregeln
Ruhezeiten, Poolregeln, Auscheckanweisungen — klar und offen vor der Ankunft.
Gästeaspekte
Nach Spaniens Königlichem Dekret 933/2021 muss jede neue Buchung an SES Hospedajes — das nationale Register des Innenministeriums — übermittelt werden, sobald es eingeht. Guest-Flow führt diese Übertragung automatisch für Sie durch. Wir empfehlen Ihnen jedoch dringend, Ihren Gästen einen Hinweis zu geben, damit die Anmeldeanfrage nicht aus dem Nichts kommt.
Warum sollte ich es erwähnen?
Gäste bekommen manchmal Panik, wenn ein unbekannter Absender um Passdaten bittet. Eine kurze Zeile in Ihrer Buchungsbestätigung erklärt das Gesetz, weist auf die kommende E-Mail oder WhatsApp hin und verwandelt eine mögliche Support-Anfrage in ein reibungsloses Einchecken.
100% DSGVO-konform
Gastdaten gehen nur über die offizielle SES Hospedajes API an die spanischen Behörden. Sie werden niemals an Dritte weitergegeben, niemals für Marketing verwendet und nur für die gesetzlich erforderliche Zeit aufbewahrt.
Gemäß gesetzlicher Vorschrift müssen die Reisepässe und sonstigen Daten ALLER Gäste (einschließlich Kinder) vor Antritt des Aufenthalts in einem Ferienmietangebot den spanischen Behörden gemeldet werden. Der Vorgang entspricht dem Check-in-Service in einem Hotel. Bitte achten Sie auf eine E-Mail, WhatsApp-Nachricht oder SMS von [email protected]. Diese stellt einen Link bereit, über den Sie alle Personen in Ihrer Gruppe registrieren können. Dieser Link kann an andere Gäste weitergeleitet werden. Sobald alle registriert sind, sendet Ihnen Villa Check In einen Tag vor Ihrer Anreise die Zugangsdaten für die Unterkunft. Keine Sorge — Villa Check In ist vollständig DSGVO-konform und gibt Ihre Daten niemals an Dritte außer den spanischen Behörden weiter.
Digitaler Gästeführer
Jede Buchung erhält automatisch einen personalisierten, mobilfreundlichen Gästeführer — vollgepackt mit allem, was Ihre Gäste für einen perfekten Aufenthalt benötigen. WLAN, Eincheckcodes, lokale Empfehlungen, Hausregeln, Upsells und mehr.
Verdienen Sie mehr mit optionalen Extras
Verwandeln Sie jede Buchung in eine Umsatzchance. Bieten Sie Services wie frühes Einchecken, spätes Auschecken, Flughafentransfers oder alles, was Sie mögen — Ihre Gäste beantragen sie mit einem Tippen direkt aus ihrem Gästeführer.