Guest-Flow
Guía de inicio rápido
Ve directo a lo que necesitas o lee todo en orden. Todo el proceso toma unos 5 minutos.
Primeros pasos
Primero, inicia sesión en Guest-Flow
Guest-Flow es tu centro de control para el registro de huéspedes y el cumplimiento normativo — disponible en web y como app móvil. Acceder toma segundos y no hay nada nuevo que configurar.
Crea tu primera reserva
Añade un huésped en menos de un minuto — propiedad, fechas, nombre, correo electrónico.
Relájate — nosotros nos encargamos del resto
Recordatorios automáticos por WhatsApp, SMS y correo electrónico en el idioma del huésped.
Tu huésped se registra en línea
Los huéspedes completan el formulario de registro español en su teléfono.
Contrólalo todo desde tu panel de control
Consulta reservas en directo, estado de registro y solicitudes.
Configura tus propiedades
Añade detalles de la propiedad, códigos de acceso y normas de la casa una sola vez.
Consideraciones para huéspedes
Real Decreto 933/2021 + texto listo para copiar en tu confirmación de reserva.
Gana más con extras previos a la llegada
Check-in anticipado, check-out tardío y tus propios complementos — los huéspedes los solicitan con un toque.
Garantiza que todo huésped ve tus extras
Un enlace permanente que siempre funciona — junto a tus enlaces de reserva, nunca en su lugar.
Crea tu primera reserva
Haz clic en «Crear Reserva» desde tu panel de control. Rellena los detalles de tu huésped — propiedad, fechas, nombre, teléfono y email. Te lleva menos de un minuto.
Usa la opción Estancia Compartida cuando un grupo de huéspedes llega en diferentes momentos para la misma villa. Por ejemplo, dos amigos alquilando la misma propiedad — uno llegando el lunes, otro llegando el miércoles, ambos marchándose el sábado. Activa Estancia Compartida en la segunda reserva y Guest-Flow permitirá que las fechas se solapen sin bloquear el calendario. Cada huésped recibe su propio enlace de registro, sus propios mensajes de WhatsApp y su propia entrada en tus registros de cumplimiento.
Crear Reserva
Relájate — nosotros nos encargamos del resto
Una vez que tu reserva se guarda, Villa Check In se encarga. Nuestro motor de automatización contacta a tu huésped por WhatsApp, SMS y email — en su propio idioma — con recordatorios que se vuelven progresivamente más urgentes a medida que se acerca su fecha de llegada. Sin seguimiento manual necesario.
Reserva creada
Correo de bienvenida
Tu huésped recibe un correo de bienvenida con los detalles de su reserva y enlace de registro dentro de minutos después de que crees la reserva.
14 días antes de la llegada
Primer recordatorio por correo
Si el huésped aún no se ha registrado, se envía un recordatorio por correo a las 09:00 con su enlace de registro. Solo se contacta con los huéspedes no registrados.
7 días antes de la llegada
Recordatorio por WhatsApp + recordatorio por correo
Un mensaje amistoso por WhatsApp en el idioma del huésped con su enlace de registro personal, más un correo de seguimiento. Si WhatsApp no se entrega en 5 minutos, se envía un SMS automáticamente.
3 días antes de la llegada
Recordatorio urgente por WhatsApp
Un recordatorio más urgente por WhatsApp para huéspedes que aún no se han registrado. El tono escala — solo se contacta con huéspedes no registrados.
2 días antes de la llegada
Recordatorio final por correo
Un último recordatorio por email para huéspedes no registrados. Entre emails de seguimiento y recordatorios de WhatsApp, tu huésped ha sido contactado a través de múltiples canales en este punto.
48 Horas Antes de la Llegada — Aún sin Registrar
Llamamos a tu Huésped Directamente
Si un huésped sigue sin responder a ningún mensaje 48 horas antes de su llegada, nuestro equipo le llama personalmente para guiarle a través del registro. Esta es la red de seguridad humana — no nos rendimos hasta que tu huésped está registrado.
1 Día Antes de la Llegada
Detalles de Acceso Entregados
Los huéspedes registrados reciben los detalles de acceso a su propiedad — instrucciones de check-in, credenciales de WiFi y códigos de puerta — por email, seguido de WhatsApp 30 minutos después. Cualquier huésped aún no registrado recibe un último recordatorio por WhatsApp, y tú recibirás una alerta.
Huésped Completa el Registro
Email de Confirmación
En el momento en que todos los huéspedes terminan de registrarse, se envía automáticamente un email de confirmación. Si se registran antes del día de llegada, los detalles de acceso se encolan y se envían a las 09:00 el día anterior al check-in.
Añade la reserva y relájate. Villa Check In hace el trabajo pesado — desde mensajes automatizados por email, WhatsApp y SMS hasta una llamada telefónica personal si es necesario. Con una tasa de éxito del 99,99% (eso es 1 reserva problemática de cada 1.000), garantizamos que tus huéspedes están registrados, siempre. Punto.
Tu huésped se registra en línea
Tu huésped hace clic en el enlace y rellena sus detalles — información de pasaporte o DNI para todos los viajeros del grupo. Es compatible con dispositivos móviles y está disponible en varios idiomas. Aquí es exactamente lo que ven:
VILLA SOL
Contrólalo todo desde tu panel de control
Visualiza todos tus reservas de un vistazo. Supervisa el estado del registro, el número de huéspedes y los próximos llamamientos. Verde significa registrado, rojo significa que aún estamos esperando — siempre sabrás en qué punto estamos.
Tus Reservas
Gestiona las reservaciones de los huéspedes.
| Huésped | Propiedad | Fechas | Estado | Huéspedes | Registrada |
|---|---|---|---|---|---|
| María García | Villa Luar Playa Blanca | 20/06 → 27/06 | Entrada Realizada | 6 / 6 | Registrada |
| James Wilson | Villa Luar Playa Blanca | 28/06 → 05/07 | Confirmada | 0 / 4 | Sin registrar |
| Sarah Johnson | Villa Luar Playa Blanca | 06/07 → 13/07 | Confirmada | 3 / 3 | Registrada |
| Klaus Müller | Villa Luar Playa Blanca | 14/07 → 28/07 | Confirmada | 2 / 5 | Sin registrar |
Configura tus propiedades
Añade los detalles de tu propiedad una sola vez y Guest-Flow los utiliza en todas partes — desde las comunicaciones con los huéspedes hasta tus registros de cumplimiento normativo. Fotos, WiFi, códigos de acceso, comodidades y mucho más conviven aquí.
Fotos
Carga una galería y establece una foto de portada. Estas aparecen en tus comunicaciones con los huéspedes.
Ubicación
Dirección completa, enlace a Google Maps e indicaciones de llegada — accesible desde cualquier dispositivo.
Servicios
Piscina, aparcamiento, aire acondicionado, mascotas permitidas — marca lo que aplique. Compartido con los huéspedes antes de la llegada.
Información de acceso
Código de caja de llaves, código de puerta, detalles de alarma y horas de entrada/salida — todo gestionado en Guest-Flow.
WiFi
Nombre de red, contraseña y velocidad. Los huéspedes reciben un código QR escaneable para conectarse en un toque.
Normas de la casa
Horario de tranquilidad, normas de piscina, instrucciones de salida — claras y disponibles antes de la llegada.
Consideraciones para huéspedes
Conforme al Real Decreto 933/2021 de España, cada nueva reserva debe transmitirse a SES Hospedajes — el registro nacional del Ministerio del Interior — en el momento en que se recibe. Guest-Flow gestiona esa transmisión automáticamente. Pero te recomendamos encarecidamente que avises a tus huéspedes para que la solicitud de registro no les llegue de repente.
¿Por qué mencionarlo?
Los huéspedes a veces se asustan cuando un remitente desconocido les pide detalles del pasaporte. Una línea breve en tu confirmación de reserva explica la ley, señala el próximo correo o WhatsApp, y convierte una posible consulta de soporte en un check-in fluido.
100% cumplidor de GDPR
Los datos de los huéspedes van solo a las autoridades españolas a través de la API oficial de SES Hospedajes. Nunca se comparten con terceros, nunca se usan para marketing, y se conservan solo durante el período legalmente requerido.
Texto sugerido para tu confirmación de reserva
Copia el bloque siguiente en tu propio correo de confirmación de reserva, mensaje de WhatsApp u plantilla de OTA — edita lo que no se ajuste a tu configuración.
Por imperativo legal, los datos del pasaporte y otros datos personales de TODOS los huéspedes (incluidos los menores) deben comunicarse a las autoridades en España antes de tomar posesión de una propiedad de alquiler vacacional. El proceso es exactamente igual que el servicio de check-in en un hotel. Atento/a a un email, WhatsApp o SMS de [email protected]. Te enviarán un enlace para registrar a todos los miembros de tu grupo. Este enlace puede reenviarse a otros huéspedes para que completen su registro. Una vez que todos estén registrados, Villa Check In te enviará los datos de acceso a la propiedad el día antes de tu viaje. No te preocupes — Villa Check In cumple al 100% con la normativa de protección de datos RGPD y nunca compartirá tus datos con nadie que no sean las autoridades españolas.
Gana más con extras previos a la llegada
Convierte cada reserva en una oportunidad de ingresos. El check-in temprano y el check-out tardío vienen incluidos, y puedes añadir tus propios extras además. Los huéspedes los solicitan antes de llegar y tú apruebas cada uno con un solo clic — el pago se gestiona directamente entre tú y el huésped.
Check-in anticipado
Ofrece llegadas antes de tu hora estándar de check-in. Tú decides cuánto antes y qué cobrar, propiedad por propiedad, y Guest-Flow oculta la opción automáticamente cuando una reserva consecutiva hace imposible una llegada anticipada.
Check-out tardío
Permite que los huéspedes se queden después de tu hora estándar de check-out. De nuevo, estableces la hora y el precio por propiedad, y se oculta automáticamente cuando el siguiente huésped llega el mismo día.
Tus propios servicios adicionales — ofrece lo que ya haces
El check-in anticipado y el check-out tardío son funciones integradas, pero solo son el comienzo. Los servicios adicionales personalizados son complementos que creas tú mismo para una propiedad — una cesta de bienvenida, una limpieza a mitad de la estancia, calefacción de piscina, una cuna, una compra de comestibles, un traslado al aeropuerto. Estableces el nombre, la descripción, el precio y la moneda. El servicio adicional aparece entonces en la página de Servicios Adicionales Pre-Llegada de tu huésped y en su correo pre-llegada, y lo solicitan con un toque. Recibes un correo con botones Aceptar y Rechazar, y la solicitud queda registrada en la reserva. A diferencia del check-in anticipado y el check-out tardío, tus propios servicios no tienen restricción de fecha — se ofrecen siempre que estén activados.
Por qué ofrecerlos
- Más ingresos por reserva, sin marketing adicional — estás vendiendo a un huésped que ya ha reservado y está esperando con ilusión el viaje.
- A los huéspedes les encanta. La mayoría preferiría organizar una cesta, una cuna o un traslado contigo que buscar un proveedor local en un idioma que no hablan.
- Sin mensajes de último momento. Las solicitudes llegan en un solo lugar, ya vinculadas a la reserva, en lugar de dispersarse por WhatsApp y correo la semana antes de la llegada.
- Tú controlas todo. El texto, el precio y la disponibilidad se definen por propiedad, así que un apartamento de dos dormitorios y una villa de seis puede cobrar diferente por lo mismo.
- Añadir uno no te cuesta nada. Sin comisión, sin gastos — un extra que nadie se lleva simplemente está ahí.
Cómo configurar uno
- Abre Extras en Guest-Flow y elige la propiedad en la pestaña Gestionar.
- Desplázate hasta Tus propios extras y toca Añadir extra.
- Rellena el Nombre y una Descripción breve. Esto es exactamente lo que lee tu huésped, así que sé específico sobre qué recibe y cuándo lo recibe.
- Establece el Precio y la Moneda (€, £ o $). Deja el precio en 0 para ofrecer algo gratis — los huéspedes lo seguirán pidiendo, así sabes que lo quieren. Deja Tipo como Otro a menos que realmente sea un check-in anticipado o un check-out tardío.
- Usa Aplicar a si quieres el mismo extra en varias propiedades a la vez. Cada propiedad guarda su propia copia, así que puedes cambiar el precio de una sin afectar a las otras.
- Guarda. Un nuevo extra se crea desactivado — nada llega a tus huéspedes mientras todavía lo estés redactando.
- Cuando estés satisfecho, activa Mostrar a huéspedes. Se publica para todos los huéspedes de esa propiedad al instante, y puedes desactivarlo, editarlo o borrarlo en cualquier momento.
- Las solicitudes llegan en la pestaña Solicitudes y por correo — Aceptar o Rechazar con un solo clic.
Garantiza que todo huésped ve tus extras
Los extras solo se ofrecen a un huésped después de que haya completado su registro, y se entregan solo por correo electrónico — nunca por WhatsApp ni SMS. Es deliberado: la página de Pre-Arrival Extras muestra precios y acepta solicitudes, así que pertenece a un canal que puede contener detalle, enviado a un huésped que ya hemos verificado.
Hay un efecto secundario que merece la pena conocer. Si un huésped se registra pero ese correo nunca le llega — una dirección mal escrita, un alias enmascarado de OTA, un filtro de spam demasiado celoso — sigue siendo perfectamente cumplidor, pero nunca ve tus extras. El enlace fijo cierra esa brecha.
Una URL que nunca cambia
checkin.villacheckin.com es una única dirección web permanente. No caduca, no está vinculada a una reserva y nunca necesita ser regenerada. Colócala en tu confirmación de reserva, en tu plantilla de mensajes de OTA, en tu manual de la casa o en tu cartel de bienvenida y seguirá siendo correcta la próxima temporada.
Funciona junto a tus enlaces de reserva, no en lugar de ellos
Nada cambia en cómo Guest-Flow ya funciona. Tus huéspedes siguen recibiendo sus enlaces de registro únicos por reserva por correo electrónico, WhatsApp y SMS exactamente como antes. El enlace fijo es simplemente una segunda puerta de acceso al mismo sistema — sea cual sea la que use el huésped, llegan al mismo lugar y el registro se registra idénticamente.
Cómo lo usa tu huésped
No hay ninguna referencia de reserva que buscar. El huésped abre el enlace e introduce su apellido y fecha de llegada. Guest-Flow los empareja con la reserva correcta, los guía a través del registro y luego les muestra tus extras — la misma página a la que habrían llegado desde un enlace enviado por correo.
Nada que activar
El enlace fijo ya está activo para todas las propiedades y para todos los huéspedes. No hay ningún ajuste que habilitar y no hay ninguna solicitud que hacer. Los huéspedes de Booking.com se enrutan a él automáticamente, porque Booking.com elimina los enlaces no aprobados de los mensajes de huéspedes — pero cualquier huésped, de cualquier canal, puede usarlo.
¿Listo para empezar?
Contacta con nuestro equipo y configuraremos tu propiedad en Guest-Flow el mismo día.