Guest-Flow
Guía de Inicio Rápido
Ve directamente a lo que necesitas — o léela de principio a fin. Todo el proceso lleva unos 5 minutos.
Crea tu primera reserva
Añade un huésped en menos de un minuto — propiedad, fechas, nombre, email.
Relájate — nosotros nos encargamos del resto
Recordatorios automáticos por WhatsApp, SMS y email en el idioma del huésped.
Tu huésped se registra online
Los huéspedes completan el formulario de registro español desde su teléfono.
Controla todo desde tu panel de control
Visualiza reservas en tiempo real, estado de registro y envíos.
Configura tus propiedades
Añade los datos de la propiedad, códigos de acceso y normas una sola vez.
Consideraciones sobre los huéspedes
Real Decreto 933/2021 + texto listo para copiar en tu confirmación de reserva.
Guía digital del huésped
Paquete de llegada personalizado con WiFi, indicaciones y consejos locales.
PróximamenteGana más con extras opcionales
Ofrece traslados, entrada anticipada y extras en el momento de la reserva.
PróximamenteCrea tu primera reserva
Haz clic en 'Crear reserva' desde tu panel de control. Rellena los datos del huésped — propiedad, fechas, nombre, teléfono y email. Lleva menos de un minuto.
Usa la opción Estancia compartida cuando un grupo de huéspedes llegue en distintos momentos a la misma villa. Por ejemplo, dos amigos que alquilan la misma propiedad — uno llega el lunes, otro el miércoles, y ambos salen el sábado. Activa Estancia compartida en la segunda reserva y Guest-Flow permitirá que las fechas se solapen sin bloquear el calendario. Cada huésped recibe su propio enlace de registro, sus propios mensajes de WhatsApp y su propio registro en el historial de cumplimiento.
Crear Reserva
Relájate — nosotros nos encargamos del resto
Una vez guardada tu reserva, Villa Check In toma el relevo. Nuestro motor de automatización contacta a tu huésped por WhatsApp, SMS y email — en su propio idioma — con recordatorios que se vuelven progresivamente más urgentes conforme se acerca la fecha de llegada. No es necesario ningún seguimiento manual.
Reserva creada
Email de bienvenida
Tu huésped recibe un email de bienvenida con los detalles de su reserva y el enlace de registro en pocos minutos de haber creado la reserva.
14 días antes de la llegada
Primer recordatorio por email
Si el huésped todavía no se ha registrado, se envía un recordatorio por email a las 09:00 con su enlace de registro. Solo se contacta a los huéspedes no registrados.
7 días antes de la llegada
Recordatorio por WhatsApp + recordatorio por email
Un mensaje amigable por WhatsApp en el idioma del huésped con su enlace de registro personal, más un email de seguimiento. Si WhatsApp no se entrega en 5 minutos, se envía automáticamente un SMS.
3 días antes de la llegada
Recordatorio urgente por WhatsApp
Un recordatorio de WhatsApp más urgente para los huéspedes que aún no se han registrado. El tono se intensifica — solo se contacta a los huéspedes no registrados.
2 días antes de la llegada
Recordatorio final por email
Un último recordatorio por email para los huéspedes no registrados. Entre los chasers de email y los recordatorios por WhatsApp, tu huésped habrá sido contactado a través de múltiples canales.
1 día antes de la llegada
WhatsApp final + datos de acceso
Los huéspedes no registrados reciben un último WhatsApp de tono crítico. Los huéspedes registrados reciben los datos de acceso a la propiedad — instrucciones de entrada, WiFi y códigos de la puerta — por email, seguido de WhatsApp 30 minutos después.
48 horas antes de la llegada — aún sin registrar
Llamamos directamente a tu huésped
Si un huésped no responde a ningún mensaje o aún no se ha registrado 48 horas antes de la llegada, nuestro equipo le llama personalmente para guiarle en el proceso de registro. No nos rendimos — garantizamos que tu huésped esté registrado antes de llegar.
El huésped completa el registro
Email de confirmación
En el momento en que todos los huéspedes terminan de registrarse, se envía automáticamente un email de confirmación. Si se registran antes del día de llegada, los datos de acceso se ponen en cola y se envían a las 09:00 del día anterior al check-in.
Añade la reserva y descansa. Villa Check In hace el trabajo pesado — desde mensajes automatizados por email, WhatsApp y SMS hasta una llamada personal si es necesario. Con una tasa de éxito del 99,99% (eso es 1 reserva problemática de cada 1.000), garantizamos que tus huéspedes estén siempre registrados. Sin excepciones.
Tu huésped se registra online
Tu huésped hace clic en el enlace y rellena sus datos — información del pasaporte o DNI de todos los viajeros del grupo. Es adaptado para móvil y está disponible en múltiples idiomas. Esto es exactamente lo que ven:
VILLA SOL
Controla todo desde tu panel de control
Consulta todas tus reservas de un vistazo. Consulta el estado de registro, el número de huéspedes y las próximas llegadas. Verde significa registrado, rojo significa pendiente — siempre sabrás cómo está todo.
Tus Reservas
Gestiona las reservas de tus huéspedes.
| Huésped | Propiedad | Fechas | Estado | Huéspedes | Registrado |
|---|---|---|---|---|---|
| María García | Villa Luar Playa Blanca | 20/06 → 27/06 | Checked In | 6 / 6 | Registrado |
| James Wilson | Villa Luar Playa Blanca | 28/06 → 05/07 | Confirmado | 0 / 4 | Sin registrar |
| Sarah Johnson | Villa Luar Playa Blanca | 06/07 → 13/07 | Confirmado | 3 / 3 | Registrado |
| Klaus Müller | Villa Luar Playa Blanca | 14/07 → 28/07 | Confirmado | 2 / 5 | Sin registrar |
Configura tus propiedades
Añade los datos de tu propiedad una vez y Guest-Flow los usa en todas partes — desde las comunicaciones con los huéspedes hasta la guía digital del huésped. Fotos, WiFi, códigos de entrada, amenidades y más residen aquí.
Fotos
Sube una galería y establece una foto de portada. Aparecen en la guía del huésped y las comunicaciones.
Ubicación
Dirección completa, enlace de Google Maps e indicaciones de llegada — todo pulsable desde cualquier dispositivo.
Amenidades
Piscina, aparcamiento, aire acondicionado, admite mascotas — marca lo que corresponda. Se muestra en la guía del huésped.
Información de acceso
Código de la caja de llaves, código de la cancela, detalles de la alarma y horarios de entrada/salida — sincronizados desde el portal de Villa Check In.
WiFi
Nombre de la red, contraseña y velocidad. Los huéspedes reciben un código QR escaneable en su guía.
Normas de la casa
Horario de silencio, normas de la piscina, instrucciones de salida — claras y disponibles antes de la llegada.
Consideraciones sobre los huéspedes
Conforme al Real Decreto 933/2021 de España, cada nueva reserva debe transmitirse a SES Hospedajes — el registro nacional del Ministerio del Interior — en el momento en que se recibe. Guest-Flow gestiona esa transmisión por ti automáticamente. Pero te recomendamos encarecidamente que avises a tus huéspedes de antemano para que la solicitud de registro no llegue sin previo aviso.
¿Por qué mencionarlo?
En ocasiones, los huéspedes se alarman cuando un remitente desconocido les solicita datos del pasaporte. Una breve línea en tu confirmación de reserva explica la ley, anuncia el próximo email o WhatsApp y convierte una posible consulta de soporte en un check-in sin incidencias.
100% conforme con el RGPD
Los datos de los huéspedes van únicamente a las autoridades españolas a través de la API oficial de SES Hospedajes. Nunca se comparten con terceros, nunca se usan para marketing y se conservan solo durante el período legalmente exigido.
Texto sugerido para tu confirmación de reserva
Copia el bloque que aparece a continuación en tu propio email de confirmación de reserva, mensaje de WhatsApp o plantilla de OTA — modifica lo que no se adapte a tu caso.
Por imperativo legal, los datos del pasaporte y otros datos personales de TODOS los huéspedes (incluidos los menores) deben comunicarse a las autoridades en España antes de tomar posesión de una propiedad de alquiler vacacional. El proceso es exactamente igual que el servicio de check-in en un hotel. Atento/a a un email, WhatsApp o SMS de [email protected]. Te enviarán un enlace para registrar a todos los miembros de tu grupo. Este enlace puede reenviarse a otros huéspedes para que completen su registro. Una vez que todos estén registrados, Villa Check In te enviará los datos de acceso a la propiedad el día antes de tu viaje. No te preocupes — Villa Check In cumple al 100% con la normativa de protección de datos RGPD y nunca compartirá tus datos con nadie que no sean las autoridades españolas.
Guía digital del huésped
Cada reserva recibirá automáticamente una guía del huésped personalizada y adaptada para móvil — con todo lo que tus huéspedes necesitan para una estancia perfecta. WiFi, códigos de entrada, recomendaciones locales, normas de la casa, extras y mucho más.
Datos de entrada
Códigos de la caja de llaves, códigos de la cancela, detalles de la alarma, indicaciones con enlace a Google Maps — todo se puede copiar con un toque.
Código QR del WiFi
Nombre de la red, contraseña y un código QR escaneable — los huéspedes se conectan con la cámara en un solo toque.
Tiempo local
Tiempo local en tiempo real y previsión de 7 días directamente en la guía.
Recomendaciones locales
Tus restaurantes, playas y rutas seleccionados — cada uno con indicaciones y descripción.
Gana más con extras opcionales
Convierte cada reserva en una oportunidad de ingresos. Ofrece servicios como entrada anticipada, salida tardía, traslados al aeropuerto o lo que quieras — tus huéspedes los solicitan con un solo toque directamente desde su Guía del Huésped.
Entrada anticipada
Permite a los huéspedes llegar desde las 10:00 en lugar de las 15:00. Disponibilidad inteligente — se oculta automáticamente cuando las reservas consecutivas lo hacen imposible.
Salida tardía
Los huéspedes se quedan hasta las 18:00 en lugar de las 11:00. También se oculta automáticamente cuando la siguiente reserva llega el mismo día.
Traslado al aeropuerto
Los huéspedes introducen su número de vuelo, aeropuerto y hora de llegada. Recibes todos los detalles y confirmas con un clic.
¿Listo para empezar?
Contacta con nuestro equipo y configuraremos tu propiedad en Guest-Flow el mismo día.